De (v)innige band tussen promotoren en promovendi

Eind vorig jaar werd de UT-gemeenschap opgeschrikt door een verhaal dat alle voorstellingsvermogen te boven ging: promovendi die tot het uiterste gedreven werden door het schrikbewind van een hoogleraar. Het stond in schril contrast met een ander verhaal van U-Today, waar een promovendus geëmotioneerd vertelde over hoe dankbaar hij zijn twee promotoren was.

Het valt dus te stellen dat er behoorlijk veel afhangt van de verstandhouding tussen promotoren en promovendi. Laten we die band eens onder een vergrootglas leggen.

Vier lange jaren

Evita Lammes is vertrouwenspersoon bij meerdere organisaties en schrijfster van het boek ‘Waar ligt de grens?’ over grensoverschrijdend gedrag. Zij geeft een brede schets wat er voor promovendi speelt.

‘Ze hebben soms huis en haard achtergelaten om aan de andere kant van de wereld een academische carrière en bestaan op te bouwen. Vier jaar lang ben je als promovendus overgeleverd aan de ‘grappen en grillen’ van je promotor, die ooit op eenzelfde manier is binnengekomen. Tussen promovendi kan ook nog eens veel concurrentie zijn. Tegelijk heerst het oude adagium van ‘niet klagen maar dragen’.

Daarbij is de wereld van de wetenschap relatief klein. Vakgroepen focussen zich meestal op zulke niche-onderwerpen dat diegenen die er verstand van hebben elkaar ook nog eens allemaal kennen. Grote kans dat je als promovendus de rest van je academische leven met dezelfde mensen te maken krijgt. Je als beginnend wetenschapper negatief uitlaten over een gevestigde naam staat gelijk aan carrièremoord.’

Als een hoogleraar de begeleiding serieus neemt, dan beleeft de promovendus een prachtige tijd. Een voorbeeld daarvan is promovenda Janike Bolter. Zij werkt aan labs-on-a-chip bij de faculteit EEMCS en wil graag de ‘positieve kant’ benadrukken. Als eerste beschrijft ze haar begeleidingsteam: een nieuwe promotor die het voor het eerst doet, een dagelijks begeleider en een ervaren promotor.

‘Zorgvuldigheid, betrokkenheid en menselijk fatsoen zouden niet uitzonderlijk moeten zijn’

Volgens haar zijn de promotoren niet heel nauw betrokken bij haar onderzoek en vinden de geplande tweemaandelijkse overleggen geregeld maar eens per half jaar plaats. ‘Toch klaag ik niet, want mijn dagelijks begeleider is erg betrokken, en ik weet zeker dat mijn promotor altijd een luisterend oor heeft. Of ik me nu zorgen maak over mijn contract, over hoeveel tijd mijn proefschrift kost, over mijn mentale gezondheid, zij zijn er voor me’, schrijft ze.

Tegelijk weet ze dat dat niet vanzelfsprekend is. ‘Wat voor mij werkt, werkt natuurlijk niet voor iedereen. Wij zijn bovendien allemaal witte Europeanen, wat de kans op misverstanden kleiner maakt. Maar ik weet dat mijn begeleidingsteam hun stijl van begeleiden enigszins aanpast aan de kandidaat en aan welk jaar van het promotietraject iemand zit. Dat wordt binnen onze groep erg gewaardeerd.’ Sterker nog, het leverde de groep in 2025 een prijs voor beste begeleiding op, laat ze weten.

Niet uitzonderlijk

‘Ik wil benadrukken dat dit niet uitzonderlijk zou moeten zijn. De eigenschappen en inzet lijken mij niet bijzonder of veelgevraagd, maar blijken van basale zorgvuldigheid, betrokkenheid en menselijk fatsoen. Dat dit voor sommige begeleiders blijkbaar al te veel is, vind ik oprecht verbijsterend’, aldus Bolter.

‘Ik heb een dak boven m’n hoofd en leuke collega’s, maar hiervoor kwam ik niet naar Nederland’

Dat is een ander verhaal voor PhD’er Humphrey Goodman*. Hij begon vol goede moed aan een interessante onderzoeksvraag van zijn vakgroep. Een vrij niche onderwerp, dat we omwille van de herleidbaarheid en bescherming van zijn academische carrière niet omschrijven. Hij kwam er zelfs vanuit het buitenland voor naar Twente en liet er andere aanbiedingen voor schieten. Zijn begeleiders stelden een bepaalde technische aanpak voor om het onderzoek uit te voeren. Door veel voorgaande onderzoeken te lezen als deel van zijn literatuurstudie, ontdekte hij dat er een veel simpeler manier bestond om het onderzoek te doen. Daarmee was zijn onderzoeksvraag dus eigenlijk ongeldig. Hij kaartte het aan, maar kreeg nul op het rekest. Het moest en zou op de andere manier.

Hoge werkdruk

Ook stelde hij een alternatieve onderzoeksopzet voor, die werd afgewezen. ‘Maar hoe het dan wél moet, zeiden ze er niet bij.’ Hij blijft ondertussen maar op de volgens hem omslachtigere manier werken, zodat hij in ieder geval iets te publiceren heeft. ‘Ik publiceer alleen maar conclusies dat iets niet werkt. Ik ben gebonden aan de duur van het project. Ik word ervoor betaald. Ik heb een dak boven mijn hoofd, eten in de koelkast en leuke collega’s, maar dit is niet waarvoor ik vol enthousiasme naar Nederland kwam.’

‘Hoe kun je leren van je meester als je diegene nauwelijks te spreken krijgt?’

Goodman snapt dat de werkdruk hoog is en dat hij niet de enige promovendus is onder de hoede van zijn begeleiders. ‘Ik heb mijn promotors agenda gezien. Die is van vroeg tot laat volgeboekt. Hoe kun je dan effectief mensen begeleiden? Ik krijg in vier jaar tijd maar zo’n zestien uur samen met mijn promotor, waarin we vooral een vragenlijst afdraaien. Het systeem is zo ingericht dat je zou moeten leren van je meester, maar hoe kun je iets leren als je diegene überhaupt nauwelijks te spreken krijgt?’

Volgens Goodman zijn er geen duidelijke richtlijnen voor hoe begeleiding er in de praktijk uit zou moeten zien. En er lijkt ook weinig uitwisseling te zijn tussen de promotor en supervisor. ‘Ze leven in verschillende werelden’. Zelf zou hij graag andere begeleiders willen, maar die zijn niet voor het uitkiezen. ‘Misschien kan mijn supervisor de taken delegeren, zodat ik in ieder geval een klankbord heb.’

‘We voldoen aan alle eisen die er in Nederland aan promotietrajecten worden gesteld’

Volgens decaan Ariana Need van de Twente Graduate School, de overkoepelende organisatie voor promovendi, zijn die richtlijnen er wel degelijk. ‘We voldoen aan alle eisen die er in Nederland aan promotietrajecten worden gesteld. Tijdens de introdagen voor promovendi wordt duidelijk uitgelegd wat hun rechten en plichten zijn en waar ze terecht kunnen als ze ergens tegenaan lopen. Elke promovendus krijgt een e-mail met folders, pdf’s en gidsen zoals de Expectations regarding the supervision of doctoral candidates. Promotoren krijgen ook instructies, zoals de UT guide to supervision of doctoral candidates. En ook in jaar twee wordt het allemaal nog eens herhaald.’

Het eerstgenoemde document helpt, denkt Need, bij het duidelijk vastleggen van verwachtingen over en weer. Het document bestaat uit zestien schalen, die aan de hand van vijf-puntsscores bepalen hoe de samenwerking eruitziet. Een zo’n schaal legt bijvoorbeeld vast in hoeverre het begeleidingsteam of de kandidaat zelf verantwoordelijk is voor het bepalen of de thesis en academische artikelen voldoen aan de gestelde standaarden en of ze de kandidaat in staat stellen om aan de benodigde kwalificaties voor afronding te voldoen. Een andere schaal legt specifiek vast in hoeverre een ‘warme, ondersteunende relatie tussen begeleidingsteam en promovendus belangrijk is voor een succesvol doctoraaltraject.’

Dat zou voldoende duidelijkheid moeten bieden, hoopt Need. ‘Elke kandidaat vult het in en tekent het in overleg met diens begeleidingsteam.’ Ook wijst ze erop dat in het document actieve links staan naar de hulpstructuur van de UT en dat de vertrouwenspersonen zich op de introdagen persoonlijk komen voorstellen. ‘Maar er komt op zulke dagen zoveel informatie op promovendi af dat dat waarschijnlijk als eerste vergeten wordt. En je gaat er als kersverse PhD’er niet vanuit dat je het nodig hebt.’

Goodman heeft ondertussen wel met een PhD-counsellor gepraat, maar die kan alleen maar advies bij praktische problemen geven. ‘Bijvoorbeeld als iemand zwanger wordt en iets moet regelen qua planning. Maar ze gaan je niet helpen als je in een impasse zit met je begeleiders. Kom met een alternatief plan, zei diegene. Dat had ik dus al gedaan.’

‘Ik heb besloten mijn tweede begeleider zoveel mogelijk te negeren’

Een andere promovendus, die we Floris van Rooij noemen maar wiens echte naam bij de redactie bekend is, valt over een hoogleraar die nogal scherp uit de hoek kan komen. ‘In mijn geval werd ik plenair aan een vragenvuur onderworpen op een manier die gewoon niet kies is. Vragen op zich zijn prima, maar de manier waarop was erg aanvallend. Dat werd alleen maar erger naarmate ik een antwoord niet wist, bijvoorbeeld over de werking van een bepaald apparaat dat we nodig hebben voor onderzoek. Bij een telefoon vraag je je ook niet af hoe die werkt, als je maar kunt bellen, toch? Het voelde kleinerend en op de man gespeeld. Ook een collega-promovendus werd op zo’n colloquium aan dat intimiderende vragenvuur onderworpen. Alsof de promotor niet kon accepteren dat je even het antwoord op een vraag niet weet. Heel vervelend was het.’

Zelfcensuur

Van Rooij is niet bang aangelegd. Toch bedenkt hij zich wel twee keer voor hij iets zegt. ‘Als ik iets over iemand zeg, kom ik diegene alsnog de rest van mijn promotietraject elke dag bij de koffieautomaat tegen. Dus dan kies je eieren voor je geld. Maar ik weet niet of nog wel zoveel zin heb aan een academische carrière.’

Voor zijn onderzoek stelde Van Rooij een theoretische manier van werken voor. Zijn tweede begeleider was echter stellig dat zoiets nooit zou kunnen, dat wist iedereen binnen deze discipline. Dat leidde tot een maandenlange vruchteloze zoektocht in de onderzoeksliteratuur om bewijs voor die uitspraak terug te vinden, waarna Van Rooij de begeleider vroeg om hem de goede kant op te wijzen. ‘Diegene zei het ook niet te weten, maar gewoon het gevoel te hebben dat het zo zat. Ik heb besloten om mijn tweede begeleider zoveel mogelijk te negeren.’

Volgens Van Rooij is hij niet de enige. ‘Alle promovendi onder deze persoon hebben er de balen van. Iedereen die ik spreek ervaart veel stress en druk, en eigenlijk zijn ze diepongelukkig.’

Artikel gaat verder onder afbeelding.

Geen steun

Een ander punt waar Van Rooij over struikelt is het gebrek aan ingrijpen door vakgenoten. ‘Bij dat genoemde vragenvuur van die andere promovendus was diens promotor aanwezig. Die nam het geen moment voor zijn promovendus op. Hij liep gewoon de kamer uit toen mijn begeleider tegen diegene begon te schreeuwen. Zo houden ze elkaar de hand boven het hoofd. Je voelt je dan als promovendus behoorlijk in de steek gelaten.’

Volgens Van Rooij is er ook nauwelijks voorlichting over wat een promovendus wel en niet mag. ‘Ik kom uit Nederland, dus ben opgegroeid binnen het Nederlandse systeem. Dan weet je wat de wet minimaal voorschrijft, bijvoorbeeld over zoiets banaals als recht op vakantiedagen. Voor collega’s uit het buitenland is dat niet zo vanzelfsprekend. Maar als promovendus word je aan je lot overgelaten.’

Decaan Ariane Need van de Twente Graduate School wijst echter weer op de uitgebreide introductiemail die iedere promovendus krijgt. ‘Daar staat duidelijk in waar je informatie kunt vinden en waar je recht op hebt.’

‘Je moet maar afwachten of je begeleider over de juiste leermeesterscapaciteiten beschikt’

Aditya Pappu is sinds kort postdoc bij de faculteiten EEMCS en TNW. Hij heeft een uitermate goede verstandhouding met zijn voormalige begeleiders en is ze dankbaar voor hun werkwijze om hem tot academicus op te leiden. Toch heeft hij zijn bedenkingen bij het systeem. ‘Als ik dat soort misstanden hoor realiseer ik me hoeveel geluk ik heb gehad.’

Volgens hem zit er een groot probleem in het feit dat je als promovendus zomaar een supervisor en promotor toegewezen krijgt, ongeacht of diegenen bij je passen. ‘En je moet maar afwachten of diegene überhaupt tijd voor je heeft en over de juiste leermeesterscapaciteiten beschikt.’

Belangrijk om te beseffen is volgens Pappu dat de promovendus sterk aan het onderzoek gecommitteerd is. ‘Zeker internationals. Zij hebben alles achtergelaten om vier jaar lang aan een onderzoek te werken. Soms zijn er hoge verwachtingen van het thuisfront. Dan gooi je je traject niet zomaar overboord. Je kunt er ook niet zomaar van weglopen. Veel mensen slikken de negatieve kanten dus maar, want ‘zo gaat het hier nu eenmaal’ krijgen ze dan te horen.’

Niet meer van deze tijd

Volgens Pappu ligt het probleem bij het feit dat het eeuwenoude systeem niet mee is ontwikkeld met de huidige tijd en dat er nu veel meer belangen meespelen. Daar is het systeem niet op berekend. ‘Vroeger waren wetenschappers op fundamenteel niveau bezig. Ze zagen een natuurkundig fenomeen en probeerden het te verklaren. Daar hadden ze alle tijd voor, dus ook voor begeleiding. Maar zo werkt het niet meer. Er is druk vanuit de samenleving: hier is een dagelijks probleem, los het voor ons op. Daar bovenop ligt nog een concurrentie-element. Bijvoorbeeld: we moeten onze nanochips verbeteren. Het liefst eerder dan andere grote wereldspelers. Er ligt veel meer druk op modern onderzoek.’

Als het aan hem ligt, komen er daarom een aantal wijzigingen: ‘De hele leerling-meesterconstructie is niet meer van deze tijd. Ik zou er een soort collectief teamwerk van willen maken, zoals start-ups het aanpakken. Die bieden ook vaak traineeships, eigenlijk een soort snuffelstage. Door het eerste jaar van het PhD-traject als een schaduwtraject in te richten kunnen ze oriënteren op welke onderwijsstijl het beste bij ze past. Ik zou ook voorstellen om promovendi hun eigen begeleider te laten kiezen.’

Promotoren zelf zou hij graag een managementcursus zien nemen. ‘Zodat ze meer hulpmiddelen krijgen in het aansturen van teams.’ Daarnaast lijkt het hem verstandig om vakgroepen aan een gezamenlijke visie of onderzoeksrichting te laten werken. ‘Dan krijg je onderzoeken die aan elkaar gelieerd zijn. Zo is iedereen van elkaar op de hoogte en kun je ook makkelijker wisselen, mocht de samenwerking tegenvallen. Je zit dan minder in een niche waar je nauwelijks uitkomt.’

‘Je kunt een briljante wetenschapper zijn, maar een asshole van een begeleider’

Volgens Evita Lammes werkt het systeem zelf machtsmisbruik in de hand. In haar vertrouwenspraktijk ziet ze het maar al te vaak. ‘Ja, het gaat in het overgrote deel van de gevallen goed, maar dat maakt de individuele gevallen niet minder ernstig. Áls het gebeurt is het moeilijk om je eraan te ontworstelen. Het ergste is dat het goedgepraat wordt.’

In haar boek onderscheidt ze vier soorten machtsmisbruik. ‘Seksueel, pesten, discriminatie en zelfs agressie of intimidatie,’ somt ze op. En ze komen allemaal voor op universiteiten. ‘Je kunt een briljant wetenschapper zijn, maar een asshole van een begeleider’.

Volgens haar zouden de twee taken gescheiden moeten zijn. Ze biedt meerdere alternatieven. ‘Denk bijvoorbeeld aan een soort huiswerkbegeleider die op organisatorisch vlak meekijkt, dus hoe je weekplanning eruitziet, naast iemand die alles weet van je onderzoeksrichting. Dat zorgt voor meer balans in taakverdeling en dus meer gespreide aandacht voor promovendi.’

Vier-ogenprincipe

In het Nederlandse wetenschapsstelsel is er ook al een schifting tussen dagelijkse begeleiding en een eind-promotor, het zogenaamde vier-ogenprincipe.

Op de website van Universiteiten van Nederland staat een adviesdocument ‘Een gezonde praktijk in het Nederlandse Promotiestelsel 2.0’, dat als leidraad moet dienen voor het inrichten van een leefbaar stelsel voor promovendibegeleiding. De tekst biedt handvatten voor het hele traject, van registratie en inbedding tot begeleiding, beoordeling en afronding. Kernpunt is het mentale welzijn van promovendi. Decaan Ariane Need: ‘De UT volgt nagenoeg al die aanbevelingen.’

Goodman denkt daar het zijne van: ‘Een vier-ogenprincipe klinkt op papier heel mooi, maar het zou fijn zijn als die ogen dan daadwerkelijk naar hetzelfde kijken.’

Enge leidinggevende

Leidinggevenden onderschatten volgens Lammes nogal eens wat voor dwang er van hun positie uitgaat. ‘Uit een onderzoek naar de waargenomen toegankelijkheid van leidinggevenden vond zo’n tachtig procent van de chefs zichzelf benaderbaar. Ze zeggen dan dingen als: ‘Mijn deur staat altijd open.’ Ze hebben niet door hoe eng het is om als werknemer zomaar binnen te lopen. Ter illustratie: in datzelfde onderzoek vond maar twintig procent van de ondergeschikten hun leidinggevende benaderbaar. Het is denk ik heel goed voor promotoren en supervisors om zich daar bewuster van te zijn. Tegelijk moeten promovendi soms ook de stoute schoenen durven aantrekken en over die drempel stappen.’

Dat beaamt Ariane Need: ‘We bieden ook de cursus Pleasantly Assertive, waarin je op een constructieve manier je eigen benodigdheden leert uitdrukken. Als je het niet uitspreekt, kan een ander niet weten wat je wilt. Dus: trek op tijd aan de bel!’

Volgens Lammes heeft het ook te maken met de hiërarchische positie van de promovendus. ‘Die is een beetje vreemd. Het bungelt tussen medewerker en student in. Dat beïnvloedt hoe ze gezien worden en hoe ze zichzelf zien. Het kan heel eenzaam zijn, want je bent met super-specialistisch onderzoek bezig, binnen een niche vakgebied. Voor studenten zijn over het algemeen goede voorzieningen in Nederland als het gaat om welzijn. De promovendus valt daar weer buiten.’

Lammes verbaast zich over het feit dat promovendi zoveel zelf moeten regelen. ‘Vliegtickets en overnachtingen voor conferenties boeken, bijvoorbeeld. Je bent aangenomen om onderzoek te doen. Niet als secretaresse. Daar gaat veel tijd aan verloren en zorgt nog eens voor extra druk op de promovendi.’

Geen kant en klare oplossingen

In 95 procent van de gevallen is de band tussen promovendi en promotoren uitstekend, geeft Need aan. De nauwe samenwerking zorgt voor een onvergetelijke tijd in positieve zin en een solide basis voor de toekomst van de jonge wetenschapper. Als de ervaring goed is, dan is die meestal ook heel erg goed en levert het een diep gevoel van dankbaarheid op, blijkt ook uit de reacties van Bolter en Pappu.

Hoe de promovendi-promotorenband wordt ervaren hangt af van cultuurverschillen, communicatievoorkeuren en bijvoorbeeld verschillen in opvattingen over werkhouding, weet Need. ‘Maar ook daar hebben we een cursus voor: Build your intercultural muscle. Want je moet hier wel met bepaalde culturele waarden leren omgaan.’

Van Rooij mist ondanks alles zelfreflectie van zijn begeleiders. ‘Je zou verwachten dat ze af en toe even terugkijken naar hun eigen promotietijd en dan wat empathisch vermogen kunnen opbrengen.’

Evita Lammes is het daarmee eens. Overigens getuigen een kritische houding en hoge verwachtingen volgens haar niet per definitie van kwade bedoelingen de promotor. ‘Er is een groot grijs gebied tussen een promotor die een keer een uitglijder maakt en mensen die stelselmatig de afhankelijkheidsrelatie misbruiken. Iedereen denkt dat hij of zij het goed doet, totdat iemand er iets van zegt. Er zijn geen volledig rotte appels, maar we moeten wel af en toe naar onze eigen rotte plekken durven kijken.’

*Gefingeerd, naam bekend bij redactie