Je ontving afgelopen academisch jaar veertig meldingen van medewerkers en vijf van studenten. Wat zeggen die cijfers?
‘Het is in ieder geval geen trendbreuk; de cijfers passen in een trend van om en nabij de veertig à vijftig casussen die ik krijg per jaar. Het zijn iets minder meldingen dan vorig jaar, wellicht te verklaren door de reorganisatie bij de faculteit TNW toen. Dit jaar was er juist een stijging in het aantal meldingen bij de faculteit ITC te zien – ook verklaarbaar door de reorganisatie.’
Want vijf van de negen meldingen vanuit de faculteit ITC hadden te maken met de reorganisatie, schrijf je. Wat observeer je als ombudsfunctionaris als het gaat om zo’n reorganisatietraject?
‘Je ziet dat zo’n situatie onrust geeft, vaak groter dan individuele gevallen. Het kost altijd de nodige tijd voordat de normale situatie zich herstelt. Wanneer mensen herplaatst of overgeplaatst worden, terwijl ze allemaal hun wensen hebben die niet altijd gehoor krijgen, heb je al snel een vruchtbare voedingsbodem voor conflicten.’
Hoe moet de UT hierop anticiperen?
‘Ik denk dat het verstandig is om sociale veiligheid een criterium te laten zijn bij overplaatsing. Die aanbeveling doe ik in mijn jaarverslag. Nu is het zo dat primair naar iemands expertise gekeken wordt bij het vinden van een geschikte plek. Begrijpelijk natuurlijk, maar als je als universiteit sociale veiligheid serieus neemt, dan moet je die veiligheid ook mee laten wegen in je beslissingen. Als je mensen verplicht om samen te werken, terwijl je weet dat die niet met elkaar door één deur kunnen, dan vraag je om moeilijkheden. Dan steek je als werkgever zelf een lont in het kruitvat.’
Zoals in elk jaarverslag trek je een bepaalde les uit je meldingen. Dit jaar focuste je je op hoe conflicten ontsporen…
‘Klopt. Ik zie wel een patroon in hoe conflicten zich ontwikkelen. Als je in dat proces een onhandige stap zet, dan kan zo’n conflict zomaar ontsporen.’
Zoals in het geval van de faculteit EEMCS, gezien de recentelijke kwestie?
‘Ik kan geen uitspraken doen over één specifiek dossier. Wat ik wel kan zeggen, is dat een belangrijke eerste stap is om onbevooroordeeld te luisteren naar wat precies het probleem is – al helemaal als je zelf een partij bent. Belangrijk is om een situatie zakelijk, maar tegelijkertijd ook empathisch te bekijken. Je moet dus onbevooroordeeld naar een conflict kijken en je tegelijkertijd kunnen verplaatsen in andermans schoenen.’
Hoe zie je dat concreet voor je?
‘Wat vaak gebeurt, is dat er nogal normatief gekeken wordt naar een conflictsituatie. Wanneer een leidinggevende een probleem moet oplossen, constateert diegene vaak dat iemand niet rationeel of normaal reageert. Maar de persoon in kwestie is op dat moment al druk omdat diegene al langer in een conflict zit en dan inderdaad wel eens irrationeel kan reageren door bijvoorbeeld uit de slof te schieten. Wat dan het risico is, is dat de discussie zich verplaatst naar het gedrag van de persoon, in plaats van het inhoudelijke conflict waar het ooit om begon. Dáárom is die zakelijke én empathische blik zo belangrijk, om het zuiver te kunnen blijven bekijken.’
Hoe kijk je hiernaar in het licht van de recente waarschuwingen van de Arbeidsinspectie aan het adres van de UT?
‘Los van de constatering dat praktisch elke universiteit vergelijkbare waarschuwingen kreeg: een interessant element in het advies van de Arbeidsinspectie, is het lerende vermogen van een instelling. We hebben natuurlijk allerlei jaarverslagen binnen de hulpstructuur. Je wil dat de organisatie er iets van leert, want we schrijven ze niet voor niets. Dus: wat doe je met de bevindingen als universiteit en hoe zet je het in beleid om? Na zeven jaar hier kan ik redelijk goed zeggen wat goed gaat en wat beter kan op de UT. Maar ik wil ook dat er wat aan gedaan wordt. Die observatie deel ik zeker met de Arbeidsinspectie.’
Krijg je die indruk, dat ook wat gedaan wordt met al je adviezen van de afgelopen jaren?
‘Sommige dingen zeker, bijvoorbeeld de discussie rondom de positie van de afdeling Human Resources. Daar is een uitvoerige discussie over geweest. Ook de kwetsbare positie van promovendi, daar is meer aandacht voor. Daarover ben ik dus zeker tevreden, ook als ik kijk naar de huidige intenties van de UT om aan haar eigen lerende vermogen te werken.’
Nu er een landelijk evaluatierapport ligt naar ombudsfunctionarissen op universiteiten, hoe kijk je naar je eigen rol in het geheel?
‘Ik denk dat mijn functie goed verankerd is binnen de hulpstructuur. Toch, als ik naar dat rapport kijk, dan denk ik dat we goed moeten blijven uitleggen wat mijn rol en verantwoordelijkheden zijn. In Den Haag is blijkbaar het beeld dat we als ombudsfunctionarissen alleen maar bezig zijn met casussen rondom seksueel grensoverschrijdend gedrag op universiteiten. Terwijl het overgrote deel van mijn casussen te maken heeft met arbeidsconflicten en verstoorde werkrelaties.’
Toch, je hebt geen officieel mandaat om in te grijpen, om maar wat te noemen. Zou je niet meer ‘macht’ willen?
‘Ik moet het inderdaad hebben van mijn overtuigingskracht. Ik ben in de regel best tevreden als ik kijk hoe gereageerd wordt op mijn interventies, maar ik ben geen bestuurder en wil dat ook niet worden. In een recent overleg binnen de hulpstructuur kwam nog ter sprake dat er soms een wens is om onafhankelijk feiten vast te stellen – dus aan waarheidsvinding te doen bij conflicten. Zeker belangrijk, maar dat gaat denk ik wel voorbij aan mijn functie. Het gaat mij er als ombudsfunctionaris niet zozeer om wie ’gelijk heeft’, of om een schuldvraag te formuleren. Ik probeer vooral het inhoudelijke conflict inzichtelijk te krijgen en te de-escaleren waar het kan, zodat zowel de melder als de UT uiteindelijk toch weer verder kan.’
