‘The absence of evidence is not evidence of absence,’ zei de Uraad onlangs tijdens de Uraadsvergadering waarin het probleem werd aangekaart. Oftewel, dat er niet veel meldingen zijn van conflicten en grensoverschrijdend gedrag, wil niet zeggen dat het niet gebeurt. De Uraad gaf aan dat ze regelmatig vanuit de organisatie proefden dat er iets mis is op dit gebied. Ze zien er ‘helaas nooit officiële rapportages van en missen gevoel van urgentie’.
Verder vindt de Uraad de hulpstructuur, het netwerk aan consulenten en vertrouwenspersonen van de UT, niet goed vindbaar. De maatregelen van het CvB om dat te verbeteren, leidden vooralsnog niet tot een groter gevoel van veiligheid, stelden ze.
Privacy
Voormalig bestuursvoorzitter Vinod Subramaniam reageerde destijds voor zijn doen ongebruikelijk fel. ‘Dat we er niks over delen zegt helemaal niets over hoezeer dit ons bezighoudt. Omwille van de privacy van betrokkenen kunnen we gewoon niet alles met jullie delen, zeker niet over lopende zaken.’
Ook rector Tom Veldkamp reageerde emotioneel: ‘Voordat problemen ons als bestuur bereiken, spelen ze vaak al jarenlang en zijn ze helemaal vastgelopen. Jullie hebben geen idee hoe we hiermee worstelen.’
Meldingen gestegen
Maar wat klopt er van de uitspraken van de Uraad over de onvindbaarheid van de hulpstructuur op de UT?
Ombudsfunctionaris Han Warmelink.
Ombudsfunctionaris Han Warmelink ziet een stijging in het aantal meldingen, maar dat is volgens hem geen teken dat het slechter gaat. ‘Toen ik hier begon bereikten me zo’n 40 meldingen per jaar en dat zijn er nu zo’n 60 geworden. Dat kan betekenen dat men de meldpunten beter weet te vinden, niet per se dat het aantal misstanden is gestegen.’
Warmelink schat dat hij zo’n 70 procent van de problemen die hem bereiken weet op te lossen door dialoog te faciliteren. ‘Dan lossen nog zo’n 15 procent van de conflicten zich op doordat bijvoorbeeld iemand de organisatie verlaat. De overige 15 procent blijft onopgelost helaas.’
Volgens hem zou het mensen die daadwerkelijk in conflict zijn afschrikken om melding te doen als ze weten dat hun zaak uiteindelijk terug te zien is in een rapport.
Perceptie
Manager integrale veiligheid Erwin Medendorp toont begrip voor de zorgen van de Uraad. ‘Ik kan me goed voorstellen dat ze denken dat er niets gebeurt, maar dat is perceptie. Het heeft onze volledige aandacht. Dat we er niet over communiceren zegt niet dat we er niks aan doen. Elk incident is er een te veel. Maar we mogen er vanuit de wet nu eenmaal niet veel over delen.’
Ombudsman Warmelink zou graag zien dat er uit de incidenten lering getrokken wordt. ‘Een integraal onderzoeksteam zou ik bijvoorbeeld toejuichen. Er werken hele knappe koppen op de UT, ook experts op dit gebied. Laat ze samen uitzoeken waar het misgaat en wat we eraan kunnen doen. Leren van fouten en er actie op ondernemen.’
Mensenwerk
Medendorp denkt dat er een verschil is in opvattingen over wat helpt. ‘Gedrag is niet altijd in procedures en protocollen te vangen. Iedere situatie is anders, daar past niet altijd een kant-en-klare oplossing op. Soms heeft het ook weer met beleving te maken: iets kan heel anders opgevat worden dan dat het is bedoeld. Het blijft mensenwerk.’
Volgens hem is het een menselijke trek om te focussen op het negatieve. Hij wijst op cijfers van een UT-welzijnsonderzoek, waaruit blijkt dat 90 procent van de respondenten aangaf met veel plezier naar hun werk te gaan. ‘Dat neemt uiteraard niet weg dat die laatste tien procent het behoorlijk zwaar kan hebben, dat klopt.’
Digitale verwijzingstool
Medendorp meldt erbij dat er gewerkt wordt aan een digitale tool die mensen met een klacht of probleem snel richting de juiste hulppartij binnen de UT moet leiden. De verwachting is dat die zo rond eind van het collegejaar klaar is.
Toch vindt hij dat de verantwoordelijkheid niet bij het slachtoffer moet liggen om melding te maken. ‘We moeten met z’n allen werken aan een cultuur waarin het oké is om elkaar aan te spreken. Leiders moeten ook openstaan voor kritiek. Daar ligt nog een flinke opgave.’
Trainingen en cultuurverandering
Daarmee verwoordt hij Subramaniams punt tijdens de uraadsvergadering. Die hoopte op een cultuurverandering waarin mensen elkaar eerder aanspreken, om escalatie te voorkomen en conflicten ‘in de kiem te smoren.’ Ook wenst hij dat leiders binnen de organisatie managementtrainingen wilden volgen.
Medendorp verwijst naar de veelbesproken oratie van hoogleraar Maaike Endedijk: ‘Er is maar één iemand nodig die achter je gaat staan en voor je vecht als je het zelf niet meer kunt. Eén iemand die zegt, dit accepteer ik niet. Daar sluit ik me volledig bij aan: kijk naar elkaar om.’
