Het vorige collegejaar zag de ombudsman een stijging naar 44 meldingen van medewerkers, terwijl het aantal meldingen de jaren ervoor steeds rond de 35 schommelde. ‘Voor een deel te verklaren door vier meldingen direct gerelateerd aan de reorganisatie bij TNW’, aldus Warmelink.
‘Verankerd binnen UT’
Maar dat verklaart niet in het geheel de stijging. ‘Wat ik hoor is dat mensen op advies van anderen bij me aankloppen. Een soort mond-tot-mondreclame kun je het noemen’, aldus Warmelink. ‘Dat lijkt me positief, evenals dat er evenwicht lijkt te zijn uit welke faculteiten en diensten meldingen komen.’
Het patroon zegt wellicht iets over hoe verankerd de ombudsfunctie is binnen de UT, aldus Warmelink. ‘Op andere universiteiten staat de functie in de kinderschoenen, wisselen functionarissen snel vanwege jaarcontracten of moeten ze weg na een conflict met hun college van bestuur. Ik ben blij met hoe mijn rol en verantwoordelijkheden hier zijn ingericht.’
Verschil studenten en medewerkers
Overigens weten studenten Warmelink slechts mondjesmaat te vinden. Het afgelopen collegejaar ging het om acht casussen. ‘Ik zie dat studenten vaak een andere route kiezen, die van een studentenloket of vertrouwenspersoon. Dat is prima natuurlijk. De onderlinge relatie is goed, dus als mijn hulp nodig is voor een casus, wordt die snel gevonden.’
Wat evenals het collegejaar ervoor speelt, is dat Warmelink onder druk van bezuinigingen meer conflicten zag ontstaan. ‘En juist bij medewerkers zie je een relatie tussen hun arbeidsrechtelijke positie en de financiële ruimte. Als er minder geld is, is de ruimte voor initiatief om zulke problemen op te lossen kleiner.’
Zuivere besluitvorming
Evenals de afgelopen vijf jaar licht Warmelink ook een trend uit in zijn jaarverslag. Ditmaal richt hij zich op ‘het belang van zuivere besluitvorming bij het voorkomen van conflicten’. ‘Van alle organen op de UT met beslissingsbevoegdheid heeft alleen het college van bestuur een secretaris, die het besluitvormingsproces bewaakt. Dat is bij faculteiten en diensten niet het geval’, licht Warmelink toe.
De ombudsfunctionaris zag de afgelopen jaren daar de schoen wringen: misverstanden over wie beslissingsbevoegd is, wie over welk besluit communiceert en op welke manier. ‘Bij de recente reorganisaties is uiteraard nagedacht over de vraag wie er een besluit diende te nemen en hoe daarover gecommuniceerd werd. De besluitvorming en communicatie konden daardoor koeltjes en weinig empathisch overkomen. Maar het kan ook helpen om de boodschap, die voor betrokkenen natuurlijk enorm ingrijpend is, niet persoonlijk te maken. Dat is een heel lastig evenwicht.'
‘Een bestuur moet besturen’
Andere besluiten in de dagelijkse praktijk verschillen daar weleens van, constateert Warmelink. ‘De besluitvorming is niet altijd even doordacht. Dat geldt soms ook over de communicatie erover. In meerdere gevallen komt het voor dat een zakelijk geschil – dat om een bestuurlijke oplossing vraagt – uitgroeit tot een persoonlijk conflict. Op een gegeven moment gaat het dan niet eens meer om de inhoud, maar om de toon. Uiteindelijk zie ik de mensen bij mij aankloppen en probeer ik te de-escaleren en de aandacht weer bij het inhoudelijke geschil te krijgen.’
Het advies van de ombudsfunctionaris: laat faculteiten en diensten nadenken over het inrichten van een secretarisrol. ‘Een secretaris heeft een soort filterfunctie: die filtert de problematiek en vertaalt het, zodat een bestuur daarop een besluit kan nemen. Dat voorkomt escalatie. Een bestuur moet uiteindelijk besturen. Natuurlijk blijft het mensenwerk en moet je empathisch zijn, maar ook de UT moet het zakelijk blijven aanvliegen.’
