Volgens Oude Vrielink kent het klassieke roostermaken even klassieke problemen. ‘De huidige toewijzingen met roostersoftware baseren zich op de voorspelde studentenaantallen en het gewenste ruimtegebruik. Je ziet daarbij dat docenten structureel overclaimen: ze verwachten bijvoorbeeld vijftig studenten, gebaseerd op de piek van vorig jaar en de nieuwe instroomcijfers.’
Wat doorgaans in de praktijk gebeurt: ‘Vaak is niet een collegezaal voor precies het verwachte aantal studenten te verkrijgen, dus wordt een grotere collegezaal ingeroosterd: een zaal met een capaciteit van zeventig, om risico’s te voorkomen. Vervolgens lopen de studentenaantallen fors terug. Dan zit je een paar weken later met twintig studenten in een zaal van zeventig.’
'Ook bij de UT is sprake van overcapaciteit. Zonder al te veel pijn zou je een deel van de ruimtes kunnen afstoten'
Ruimtes afstoten
Zo ongeveer de enige dag per collegejaar die bij de ‘klassieke’ voorspelling in de buurt komt is 1 september, zegt Oude Vrielink. ‘Die eerste dag van het collegejaar, dan kun je inderdaad spreken van een piekbelasting. Daarna neemt de aanwezigheid snel af. De vraag is: moet je bouwen op de piek?’
De promovendus windt er geen doekjes om. ‘Sommige universiteiten zouden toekunnen met slechts de helft van de collegezalen, die dan ook nog eens slechts voor de helft gevuld zijn. Ook bij de UT is sprake van overcapaciteit. Zonder al te veel pijn zou je een deel van de ruimtes kunnen afstoten. Dan zou je alleen voor die eerste onderwijsdag extra zalen moeten huren. Moet je eens uitrekenen hoeveel je daarmee bespaart op langere termijn.’
Roosteren zoals op Schiphol
Zijn oplossing: adaptief roosteren. ‘Dat begint altijd met het meten van de bezetting en benutting van de zalen, want niet iedere zaal zit even vol. Bovendien zijn er tal van gevallen van colleges die niet doorgaan, maar waarbij de ruimtes wel gereserveerd waren, maar niet geannuleerd. Er zit al een boel efficiëntiewinst als je no-shows en overcapaciteit slim aanpakt. Dat is een kwestie van simuleren en voorspellen.’
De volgende stap: bekijken hoe geschikt een ruimte is voor het type onderwijs. ‘Dus of die voldoet aan de wensen van een docent voor diens onderwijs. Als laatste kun je ook nog zorgen – als je toch gaat schuiven – dat loopafstanden voor eerstejaars worden verminderd door vaker de colleges dichtbij hun homebase in te roosteren. Dat draagt bij aan het vergroten van een gemeenschapsgevoel onder studenten.’
Al die stappen tezamen noemt de promovendus adaptief roosteren. Op basis van alle data de meest geschikte en passende ruimte op het juiste moment toewijzen. Oude Vrielink vergeleek het in een eerder interview met U-Today eens met de toewijzing van de gates op Schiphol die pas kort voor de vlucht bekend zijn.
Zo’n systeem is ook prima op een onderwijsinstelling in te voeren, daarvan is de promovendus overtuigd. ‘Misschien niet een uur van tevoren, maar ’s nachts de nieuwe roosters uitrekenen en die ’s ochtends pushen naar de telefoons van studenten zodat zij tijdig weten waar ze colleges hebben, dat moet toch geen probleem zijn? Je zou dan zelfs last-minute een zaalwijziging kunnen doorgeven. Dan geldt wel: hoe dichter op de aanvangstijd van het college, hoe minder groot de wijziging mag zijn. Dus last-minute wijzigingen zullen bijvoorbeeld alleen binnen hetzelfde gebouw mogen.’
'Je moet snappen waar de kosten in zitten en je baseren op data. Ik zou zeggen: doe liever stenen eruit dan mensen'
Uitstel van verdediging
In datzelfde interview staat dat Oude Vrielink datzelfde jaar, 2019, zijn proefschrift zou verdedigen. Het liep anders. ‘Vanuit de promotiecommissie was er bezwaar gemaakt. Dat had te maken met de wiskundige onderbouwing van verschillende modellen, die ontbraken. Ook verwijzingen stonden niet zoals ze moesten. Dat heb ik hersteld.’
Wat volgde was een opeenstapeling van ellende. Oude Vrielink, die één dag in de week mocht besteden aan zijn onderzoek en de andere vier werkzaam was als informatiemanager bij CES, was een van de slachtoffers van een toenmalige reorganisatie. Bovendien stapelde in die tijd in de privésfeer tegenslag op tegenslag zich op. Daarover wil hij niet verder uitweiden.
‘Liever minder stenen dan minder mensen’
Oude Vrielink stond de afgelopen jaren niet stil. Hij vertaalde zijn promotieonderzoek naar een spin-off genaamd TwiQel. In zijn onderzoek becijferde de promovendus dat de universiteit haar collegezalen tot wel dertig procent efficiënter kan inroosteren. ‘Vertaald naar de UT kun je in de wintermaanden bijvoorbeeld de zalen in de Spiegel sluiten, zodat je daar niet hoeft te stoken’, rekent Oude Vrielink voor. Een ander voorbeeld dat hij noemt, is het vroegere plan om de faculteit ITC op de plek van de Citadel te huisvesten, in een nieuw te bouwen gebouw. ‘We hebben toen berekend dat wat onderwijs betreft het ITC prima naar de bestaande campus kon verhuizen, zonder extra onderwijsruimtes te creëren.’
In een tijd van bezuinigingen en reorganisaties vindt Oude Vrielink dat universiteiten zichzelf ook een spiegel moeten voorhouden. ‘Universiteiten zijn constant bezig met bouwen, verbouwen en interne verhuizingen. Als je het puur en alleen over efficiëntie hebt, dan zou je kunnen stellen dat daar nog wel wat te winnen is. Je moet snappen waar de kosten in zitten en je baseren op data. Ik zou zeggen: doe liever stenen eruit dan mensen.’
Meer dan efficiëntie
Toch gaan de voorspellingsmodellen en het onderzoek van de promovendus niet alleen maar over efficiëntie. Oude Vrielink verwerkte in zijn methode en modellen allerlei nuances, zoals hij ze noemt: privacyveilige camerasensoren in collegezalen, aanpassing op de academische kalender, mogelijkheden voor intake van de voorkeuren van docenten, inzicht in zaalakoestiek, feedbacksystemen en ‘dempingen’ als colleges te ver van relevante vakgroepen vandaan plaatsvinden.
'Data zegt meer dan onderbuikgevoelens'
Een roostermaker kan al die variabelen niet meer handmatig bijhouden, zegt Oude Vrielink. ‘Ik ken een hogeschool die 65 mensen in dienst heeft die zich met roosteren en plannen bezighouden. Ons model heeft destijds in minder dan een uur een rooster opgesteld dat voor meer dan negentig procent overeen kwam met het werkelijke rooster. Natuurlijk is dat nog een proefomgeving, maar wel met echte data.’
UT als speeltuin?
Het klinkt bijna te mooi om waar te zijn, maar het is allemaal mogelijk volgens de promovendus. Toch krijgt Oude Vrielink maar moeilijk een voet tussen de deur bij onderwijsinstellingen. Ook op de UT, waar hij een pilot uitvoerde met sensoren in collegezalen, is zijn adaptief roosteren-filosofie nooit meer geworden dan een pilot. ‘Ondanks de goede samenwerking die het bracht tussen ondersteuning en de faculteiten, alle toezeggingen die zijn gedaan, de plannen die werden opgesteld en alle lichten die op groen stonden, het kwam nooit tot een echte implementatie. Erg jammer natuurlijk, voor zo’n ondernemende universiteit.’
Wat nodig is voor een kentering? ‘Lef, denk ik. Het zou al fijn zijn als managers niet zozeer beslissen op basis van wat ze vinden, maar meten en op basis van die inzichten handelen. Data zegt meer dan onderbuikgevoelens. Daarnaast is er vaak sprake van een gebrek aan feedback. Zelfs als er gemeten wordt, dan ontbreekt het aan analyse en actie daarop, dus ook aan continu verbeteren. Je moet durven loslaten.’
Toch geeft hij de hoop niet op, dat zijn methode zijn weg vindt naar de instellingen en hun collegezalen. ‘Mensen overtuigen van de meerwaarde van adaptief roosteren, dat is – op enkele uitzonderingen na – niet langer het probleem. Maar om een organisatie zover te krijgen om het te gaan dóén, dat is lastiger. Een universiteit zou toch bij uitstek een speeltuin moeten zijn waarin we ook innoveren met onderwijsorganisatie?’
