Werkdruk te lijf (5): onze systemen en processen

| Wiendelt Steenbergen

UT-hoogleraar Wiendelt Steenbergen schrijft in deze serie over slechte gewoonten die voor werkdruk zorgen en doet voorstellen om er van af te komen. In deze aflevering: onze systemen en processen. ‘De nieuwe systemen voldoen ongetwijfeld aan wet- en regelgeving, maar ondertussen zetten ze de waarden van saamhorigheid, vertrouwen en samenwerking onder druk.’

Photo by: RIKKERT HARINK

Na een vliegende start begon mijn productie voor de serie ‘Werkdruk te lijf’ te haperen. Tot nu toe heb ik een aantal eenvoudige en overzichtelijke doelwitten op de korrel genomen.  Altijd e-mailen, ’s avonds en in het weekend, lunchvergaderen, het groenlichtgesprek, ik vond het gemakkelijke onderwerpen waar ik een duidelijke boodschap bij had: niet doen, ontmoedigen en afschaffen. Niet dat dat nu massaal gedaan wordt, helaas, maar aan mij ligt het niet.

Alle andere onderwerpen die ik kan bedenken zijn veel lastiger te kraken, en ga je niet zomaar even ‘te lijf’. Omdat ze ingewikkelder zijn, meer verweven met andere vraagstukken, of omdat de relatie met werkdruk er wel is maar veel minder concreet. Door deze problemen in columnformaat te behandelen loop ik kans collega’s tekort te doen die met deze dingen druk bezig zijn. Mocht ik nog een aantal ‘Werkdruk te lijf’-columns eruit persen, dan doe ik dat met de disclaimer dat ik me realiseer dat dingen ingewikkeld zijn, en dat veel collega’s er het beste van maken.

De werkdag is nog maar net begonnen, en ik heb al twee keer mijn telefoon moeten pakken voor een two factor authenticatie: voor Canvas, en voor toegang tot het medewerkersportaal. Hetzelfde doe ik later die dag nog voor de sites van de KNAW en van de Rijksoverheid, en voor het bekijken van diverse Open Access artikelen. De meeste van deze sites zijn gewoon publiek terrein, maar de UT zet er toch een controlepoort voor. Als het tegenzit moet ik deze handeling meer dan twintig keer op een dag uitvoeren. En dat terwijl ik al die tijd gewoon thuis zit, en netjes via EduVPN met het UT-netwerk verbonden ben. Ik zit dus niet in één of ander obscuur internetcafé. Het is ontzettend irritant, het haalt me uit mijn concentratie, maar laten we hopen dat de extra veiligheid die het oplevert hier tegenop weegt. Ik vermoed dat bij het aanhoren van deze litanie onze ICT-afdeling empathisch zal knikken, maar ondertussen denkt: we zijn op de goede weg! Veiligheid zonder irritatie is onmogelijk. En eerlijk is eerlijk: tot nu toe is de UT een grootschalige hack bespaard gebleven. Ik vraag me alleen af of het allemaal niet wat gebruikersvriendelijker kan.

Vervreemding

Eén van die authenticatiehandelingen geeft mij toegang tot MyHR, oftewel AFAS, ons HR-systeem dat ruim een jaar geleden in gebruik is genomen. Dat in AFAS mijn werkgever me alleen nog in het Engels te woord staat, levert een gevoel van vervreemding op. Af en toe begrijp ik echt niet wat AFAS bedoelt, terwijl ik in die taal toch redelijk thuis ben. Dat AFAS me zowel op zaterdag als zondag ’s morgens om 7.03 uur per mail eraan herinnert dat ik nog iets moet doen is waarschijnlijk een speciaal voor mij bedoelde provocatie waar ik verder niet op in ga. De mail zegt niet wat er aan de hand is, maar wel dat het voor een collega belangrijk kan zijn dat ik vooral snel reageer. Als ik me plichtsgetrouw via mijn telefoon bij MyHR naar binnen heb gewerkt, blijkt er regelmatig weinig aan de hand.   

Waarden onder druk

Ik wil het hier niet hebben over de vele kinderziektes van nieuwe systemen als AFAS en Proactis, waar veel collega’s druk mee zijn. Uiteraard roept iedere vervanging van iets waar je mee vertrouwd was, wrevel op. Als nieuwe processen en de bijbehorende systemen uiteindelijk als makkelijker en sneller worden ervaren dan de oude, dan zullen we ze snel omarmen. Maar bij de recent ingevoerde systemen bekruipt me steeds meer het gevoel dat ze het werk niet makkelijker maken en stroomlijnen, maar alleen maar meer werk opleveren. Ik zag een lange lijst van grieven tegen AFAS langskomen, met daarbij een eerste reactie vanuit de organisatie. Diverse antwoorden kwamen erop neer dat het helaas niet anders kon, vanwege onze mandaatregeling. De nieuwe systemen voldoen ongetwijfeld aan wet- en regelgeving, maar ondertussen zetten ze de waarden van saamhorigheid, vertrouwen en samenwerking onder druk. En ze maken het werk niet makkelijker.

Vooral alles zélf doen

Illustratief hiervoor is dat de rol van secretaresses sluipenderwijs wordt uitgehold. Secretaresses worden steeds vaker buitenspel gezet, ten koste van henzelf én van degenen die zij in hun werk ondersteunen. Nieuwe systemen lijken ontworpen te zijn vanuit het idee dat iedereen vooral graag alles zélf doet: je eigen reizen boeken, als leidinggevende alles waar je formeel verantwoordelijk voor bent ook alleen zelf kunnen zien en zelf kunnen goedkeuren, jezelf ziekmelden (ook al hang je voortdurend kokhalzend boven de toiletpot) en weer beter melden in plaats van dat de secretaresse dat doet. Secretaresses wordt blijkbaar steeds minder vertrouwen gegund.

Het ideaal van zelfredzaamheid, in de grote samenleving nu enigszins op zijn retour of op zijn minst onder kritiek, blijft aan onze universiteit oprukken. Dat maakt het mogelijk dat een naaste collega zich ziekmeldt en een tijd ziek is, zonder dat iemand in de nabije omgeving dit doorheeft. Of dat iemand drie weken vakantie opneemt terwijl niemand van iets weet. Je kan hier tegenin brengen dat die systemen het persoonlijke contact niet vervangen. Maar we zouden onderhand mogen eisen dat nieuwe systemen – meer dan de oude – deugden als saamhorigheid, vertrouwen en samenwerking actief ondersteunen, en dat ze het werk plezieriger en makkelijker maken. Zeker aan onze ultieme people-first university of technology.