Werkdruk te lijf (2): ’s Avonds collega’s mailen? Doe het niet

| Wiendelt Steenbergen

Wiendelt Steenbergen, hoogleraar Biomedical Photonic Imaging aan de UT, wil slechte gewoonten binnen onze universiteit concreet benoemen en voorstellen doen om er van af te komen. Zijn voorstel in deze tweede aflevering: mailen buiten werktijd moet niet meer kunnen. 'Altijd kunnen mailen maakt het werk een permanente factor in onze bezigheden, een zeurende stem die nooit zwijgt.'

In mijn eerste Werkdruk te lijf – blog schreef ik dat onze universiteit in de strijd tegen de werkdruk banaal concreet moet worden. Het voorstel hieronder voldoet aan die eis.

Verhaaltje 1. In de loop van de avond bedenk ik dat ik morgen eigenlijk een collega had willen spreken. Ik stuur mijn collega nog even een mail met mijn voorstel om elkaar morgen zo en zo laat te treffen. Mooi zo, daar hoef ik morgenochtend niet meer aan te denken. Het gesprek vindt plaats, en mijn collega blijkt zich ’s avonds laat zorgen te hebben gemaakt dat er iets mis was, want vanwaar dit gesprek op zo’n korte termijn? ‘Je moet ’s avonds je mail niet checken’, antwoordde ik enigszins als geintje.

Deze ervaring leerde me maar weer eens: ’s avonds collega’s mailen? Doe het niet. En kan je het toch niet laten, gebruik dan de delay delivery-optie van Outlook zodat je mail pas de volgende dag wordt bezorgd. De delay delivery is een goed bewaard geheim.

Het tempo niet kunnen bijbenen

Verhaaltje 2. Zaterdagmorgen, tien uur. Na uitslapen zoals een 55-plusser uitslaapt (tot hooguit 8 uur) en een lange ontbijtsessie met de krant erbij, sla ik dan toch mijn laptopje open. Ik moet per slot van rekening de overuren maken die ik aan mijn stand verplicht ben. En het is nodig ook, om mijn overvolle mailbox enigszins bij te werken. Door de week lukt dat gewoon niet. Bij het opstarten van Outlook dijt de lijst ongelezen mails nog verder uit. Ik beantwoord de mails waar nodig en schrijf nog een paar nieuwe. Mails voor mijn collega’s zet ik netjes via delay delivery in mijn outbox klaar. Maandagmorgen worden ze bezorgd.
Maandagmorgen spuugt mijn outbox de zaterdag geschreven mails uit. Mijn inbox ontvangt direct weer nieuwe mails die collega’s later in het weekend geschreven én verstuurd hebben. Een discussie waar één van mijn zojuist verstuurde antwoorden op inhaakte, blijkt in de tussentijd een stuk gevorderd te zijn. Mijn bijdrage komt als mosterd na de maaltijd, en wekt de indruk dat ik het tempo niet heb kunnen bijbenen. En dat is natuurlijk ook zo. Daar ga je, met je goede gedrag…

Een vorm van valsspelen

Deze verhaaltjes gaan over de gewoonte van het mailen buiten werktijd: door de week tot laat in de avond, en in het weekend. Dit onmatige e-mailen en elkaar buiten werktijd bezig houden en zo het bedrijf op gang houden is eigenlijk een vorm van valsspelen: alsof je als deelnemer aan de Tour de France ontdekt dat de karavaan op de rustdag alweer verder is getrokken. Ja, het is een rustdag. Maar als je die zo nodig wilt gebruiken moet je niet vreemd opkijken dat je een achterstand oploopt.

Mailen buiten werktijd: laten we ermee kappen. Monomane hoogleraar, het kan zijn dat je verder geen leven hebt, maar val je collega’s daar niet mee lastig. En ijverige manager, dat je jezelf niet kan managen is vervelend, maar sleur je omgeving daar niet in mee. Altijd kunnen mailen maakt het werk een permanente factor in onze bezigheden, een zeurende stem die nooit zwijgt. En het zorgt voor een opdrijven van ons collectieve werktempo waartegen je je als individu moeilijk kan verzetten. Om het woord capaciteit maar eens te gebruiken: het is het kunstmatig oppompen van onze capaciteit als individu en onze organisatie, een soort capaciteitsdoping.

Het systeem op slot

Er is gedrag dat je met zachte hand kan bijsturen: via een nudge, door elkaar erop aan te spreken, een ingefluisterd en daarna hopelijk langzaam groeiend inzicht waardoor we langzaam maar zeker via een kantelpunt naar een taboe op vrijetijdsmailen bewegen. Maar er zijn maar weinig medewerkers die hun collega’s zullen aanspreken op het mailen buiten werktijd. Velen zullen het problematische ervan niet eens zien. En het is een hardnekkige gewoonte die kenmerken van verslaving kan hebben. Daarom stel ik een meer technocratische maatregel voor: het moet op bepaalde tijden gewoon niet kunnen. De delay delivery van Outlook is mooi, maar zadelt de tijdsbewuste mailer op met een extra last. Van iedere mail moet ik de gewenste bezorgtijd instellen. En op het goede moment moet ik diezelfde computer aanzetten en Outlook opstarten, anders worden die mails niet verstuurd. Delay delivery zou de enige en niet omzeilbare systeeminstelling moeten zijn. Trouwens, delay delivery lost het mailprobleem maar half op: het beschermt me buiten werktijd wel tegen buiten werktijd mailende collega’s, maar mijn eigen mailproductie buiten kantooruren drijft nog steeds het gezamenlijke werktempo op. Dus, beter nog, het mailsysteem van onze universiteit zou gewoon op slot moeten gaan.

Ik neem alvast een voorschot op de reacties.

‘Betutteling!’
‘Laat mij werken zoals ik wil!’
‘We zijn toch geen kleuters?’
‘In welke eeuw leeft die Steenbergen eigenlijk!?’
‘Wetenschap is nou eenmaal geen 9-tot-5-baan!’
‘Helaas laat ons ICT-systeem dit niet toe’
‘Die Steenbergen heeft natuurlijk een punt, maar de mail afsluiten, gaat dat niet wat ver?’
‘Kunnen we er samen niet uitkomen, met wat meer bewustwording?’
‘Laten we eerst eens een cursus ‘Mailen zonder elkaar te vervelen’ toevoegen aan ons wellbeing-aanbod’

Maar als Volkswagen en Lidl het kunnen zonder vrijetijdsmailen, dan wij toch ook?