Andere rol voor FEZ’ers

| Rense Kuipers

De dienstraad van Financiële en Economische Zaken (FEZ) gaf afgelopen week akkoord voor het reorganisatieplan van de dienst. Volgens FEZ-directeur Petra Mulder staat de reorganisatie nog aan het begin. ‘We moeten vooral kijken hoe het uitpakt.’

Photo by: RIKKERT HARINK

Hoe staat het reorganisatieplan er nu voor?

Mulder: ‘Het is voor mij zaak om het plan vast te stellen, zodat we het komend collegejaar kunnen uitvoeren. Tot die tijd kunnen de mensen die boventallig zijn verklaard nog aangeven dat ze anders tegen het plan aankijken. Maar dat verwacht ik niet, omdat we het traject zorgvuldig hebben uitgevoerd. De werkzaamheden van de boventallig verklaarde mensen worden afgebouwd of overgenomen. Veel mensen krijgen een andere rol dan ze gewend zijn. Een spannende periode.’

Het is niet niks, afscheid nemen van zeven mensen…

‘Nee, absoluut niet. Het gaat me niet in de koude kleren zitten als ik zie en hoor wat het met de mensen doet. Maar als ik wist dat het niet ten goede kwam van het grotere geheel, had ik er niet op ingezet. Het is een noodzakelijke stap, maar ik ben het eens met de dienstraad dat we het in de toekomst niet meer op deze manier moeten aanpakken.’

Hoe dan wel?

‘We komen met een plan voor employability. Oftewel, hoe zorg je ervoor dat mensen blijven leren en zich doorontwikkelen in hun eigen functie of richting een andere? Dat maken we expliciet binnen onze dienst en daarvoor krijgen medewerkers handvatten. Employability geeft rechten, maar ook plichten. Het OPUT (overlegorgaan personeel, red.) biedt budgetruimte om je te ontwikkelen en zelf verhoog ik het opleidingsbudget naar bijna drie procent van de totale loonsom. Daar staat wel tegenover dat medewerkers de motivatie moeten tonen om zich door te willen ontwikkelen.’

Waarom is dit plan zo noodzakelijk?

‘Digitalisering heeft zonder meer zijn weerslag op de financiële keten. En vanuit de overheid is de beweging ingezet dat universiteiten meer eigen verantwoordelijkheden krijgen. Dat betekent dat we moeten verzakelijken. UT’ers hebben andere dienstverlening nodig, vanwege interne reorganisaties en externe ontwikkelingen. Dat vraagt van ons dat we meer gaan meedenken en adviseren. Minder focus op het financial control-aspect en meer op business control.

Ga je daarvoor mensen werven?

‘Ja, er komen zeven vacatures. Plat gezegd gaan er door deze reorganisatie zeven mensen weg en komen er zeven voor terug, maar dan in andere functies. Ik verwacht dat we ongeveer de helft van de banen intern kunnen opvullen en de helft extern.’

En hoe zit het met de boventallig verklaarde medewerkers?

‘Voor hen verwacht ik ook een fiftyfiftyverdeling wat betreft het terechtkomen binnen en buiten de UT. Enkelen zijn al herplaatst. Wie nog zoekt, kan een beroep doen op een opleidingskostenvergoeding van maximaal vijftienduizend euro. Dat geldt voor zowel een specifieke interne als een externe functie.’

Waar kunnen we je op afrekenen als deze omslag is uitgevoerd?

‘Ik zou graag willen dat drie pijlers erkend en herkend worden. Allereerst zijn beleid en financiën nu veelal gescheiden. Dat willen we meer bij elkaar brengen vanuit de genoemde adviserende rol. Daarnaast zetten we meer in op operational excellence. Oftewel: ervoor zorgen dat alle basisprocessen zoals declaraties helder zijn en in één keer goed uitgevoerd worden. De derde pijler is compliance. Wet- en regelgeving wordt steeds complexer, wat financiële risico’s met zich kan meebrengen. Die risico’s willen we het hoofd bieden.’

Wat staat de dienst de komende tijd te wachten?

‘Deze doorontwikkeling staat nog aan het begin, dus we moeten vooral kijken hoe het uitpakt. Het college van bestuur heeft kritisch naar het plan gekeken en staat erachter. De dienstraad was al nauw betrokken en zal dat blijven. Een projectteam gaat de komende maanden met de uitvoering bezig. Communicatie blijft belangrijk. Daar ligt een schone taak: zorgen dat de medewerkers weten wat van hen wordt verwacht en hoe ze dat kunnen invullen. Als iedereen de neuzen dezelfde kant op heeft en houdt, heb ik er het volste vertrouwen in.’