Waarom werkt Hora Finita niet zo goed voor de UT?
Need: ‘Bij andere universiteiten wordt Hora Finita vaak als een soort checklist achteraf gebruikt om te documenteren dat promovendi aan alle criteria hebben voldaan om hun traject af te ronden. Bij de UT willen we graag al tijdens het traject de workflow bijhouden. Als overzicht van wat de promovendi allemaal gedaan hebben en nog moeten doen, een soort routeplanner dus.’
Alberts: ‘Daar komt nog bij dat de UT net iets anders werkt dan dat het kant-en-klare systeem faciliteerde. Er moesten dus steeds peperdure maatwerk aanpassingen worden gedaan, die ook tijd en energie kostten. Het systeem leverde bij de UT’ers vooral klachten op.’
Need: ‘Na zo’n aanpassing kon het maar zo zijn dat de indeling van het programma weer anders was, waardoor je onderdelen niet makkelijk terug vond.’
Wat maakt Doctorate beter?
Need: ‘Ten eerste ziet het er allemaal overzichtelijker uit. Het is weergegeven als dashboard met tegels, waarop duidelijke taken en opkomende deadlines aangegeven staan. Zo zie je in een oogopslag waar je staat als promovendus en wat er nog moet gebeuren. Er is bijvoorbeeld met een soort kralenketting een tijdpad aangegeven met af te ronden acties en aan te leveren informatie.
Ook heel fijn is dat er een simpele koppeling met AFAS is. Eerder moesten nieuwe promovendi een hele verificatieprocedure door en bijvoorbeeld hun paspoort nog eens inscannen, terwijl ze dat net nog bij de UT al hadden gedaan. Dat wordt nu automatisch ingeladen. Dat soort praktische dingen maken Doctorate veel gebruiksvriendelijker.’
Alberts: ‘Vanuit IT-perspectief: het is modulair ingestoken, waardoor er relatief makkelijk aanpassingen zijn te maken, aangepast op het specifieke promotietraject van de promovendi. Het is ontwikkeld in Mendix, een zogenaamde low-code applicatieontwikkelingsplatform. Daarmee hoeven we niet veel te coderen en kunnen we toch snel aanpassingen doen. We kunnen dus sneller zelf meer maatwerk leveren. Het scheelt veel tijd.’
Hoe gaat de overstap plaatsvinden?
Alberts: ‘We pakken het gefaseerd aan. Vanaf januari beginnen nieuwe promovendi gelijk in het nieuwe systeem, zodat ze niet meer met Hora Finita in aanraking komen. De rest wordt geleidelijk overgezet, waarbij dossiers die bijna klaar zijn eerder aan de beurt komen. Promotoren werken dus met oudere promovendi nog deels in Hora Finita. We verwachten dat het zo rond de zomervakantie klaar moet zijn.’
Need: ‘Met zo’n 1800 gebruikers kun je je voorstellen dat er doorlopend mensen in het systeem bezig zijn. Om te zorgen dat er geen informatie verloren gaat, zetten we tijdens het kerstreces het systeem even op slot.
Wat zijn de reacties?
Alberts: ‘Een testgroep van decanen, promotoren, promovendi en managementassistenten werkt al een tijdje als test met dit systeem. Zij zijn heel erg positief: ze noemen het een verademing en veel intuïtiever. Ik vind het vooral mooi dat we nu een systeem krijgen dat ook echt in samenspraak met de eindgebruikers is gemaakt.’
Need: ‘Mensen zijn gewoontedieren of verandermoe, dus sommigen houden het liever bij het oude. Maar ik denk door goede communicatie en ook echt naar ieders wensen te luisteren is het ons gelukt een systeem te maken waar iedereen mee uit de voeten kan. Ikzelf ben erg blij met hoe makkelijk je alles terug vindt.
