‘Dat we nu één dienst zijn, helpt ontzettend’

| Rense Kuipers

De dienst Campus & Facility Management is in haar nieuwe vorm nu ruim een jaar onderweg. Uit een eerste evaluatie blijkt dat de slagvaardigheid van de dienst is vergroot. En dat is broodnodig, gezien de grote huisvestingsprojecten die er aan komen. ‘We moeten alle zeilen bijzetten om de projecten te realiseren’, aldus directeur Pim Fij.

Campus & Facility Management

In november 2017 ging de universiteitsraad akkoord met de vorming van de nieuwe dienst Campus & Facility Management. Dat betekende een samenvoeging van het Facilitair Bedrijf, de Eenheid Campus en de HR-afdeling Milieu. Het doel: meer samenwerking en een betere benutting van de campus als uithangbord van de UT.

Doel van de nieuwe dienst was onder andere: meer samenwerking en een betere benutting van de campus. Is dat gelukt?

Fij: ‘Als je de evaluatie ziet, sluit die aan op mijn eigen indruk: we hebben twee jaar uitgetrokken voor de integratie en zijn nu halverwege, het gaat prima. Het feit dat we nu één dienst zijn, helpt ontzettend. Ik merk op alle vlakken dat we als dienst ons werk beter en professioneler doen. Om een voorbeeld te noemen: hadden we in het verleden een nieuw kunstgrasveld nodig, dan schoven vier verschillende partijen aan. En waar klanten voorheen op vier verschillende plekken binnenkwamen, hebben ze nu één dienst als aanspreekpunt. Daarbij helpt het ook dat we door weekstarts beter op de hoogte zijn van elkaars lopende processen.’

Weekstarts?

‘Ja, daar zijn we mee begonnen. Vrijwel elke afdeling start de week met een centraal overleg, waar collega’s van andere afdelingen aanschuiven. Zo zijn we beter van elkaar op de hoogte en kunnen we sneller inspelen op nieuwe ontwikkelingen. Niet voor niets ligt alles wat fysiek speelt op de campus bij ons.’

Daarover gesproken, de grote huisvestingsprojecten. Hoe staan die ervoor?

‘Ik ben heel blij dat ITC naar de campus komt, in The Gallery fase 2. De keuze voor dat scenario was ook in mijn ogen de juiste beslissing. Daarnaast lijkt de verbouwing van de Technohal binnen budget te blijven. Maar ik heb me de afgelopen tijd grote zorgen gemaakt over het onderdeel vastgoed. Op een gegeven moment hadden we vier vacatures, doordat anderen waren vertrokken en een nieuwe positie ingevuld moest worden. Maar de mensen die we ervoor terug kregen, waren viermaal een schot in de roos.’

In de evaluatie zegt de dienstraad dat ze de relatie tussen de werkprocessen en de reorganisatie wat duidelijker naar voren zien komen. Is er zoveel veranderd?

‘Ja en nee. Neem bijvoorbeeld de functie van servicedeskmedewerker. In de dagelijkse werkzaamheden is niet zoveel veranderd. Maar stel, je zit achter de balie in de Horst en een studievereniging wil een barbecue organiseren achter het gebouw. Terwijl je weet dat bewoners aan de Achterhorst dan gaan klagen. In zulke gevallen kun je binnen de dienst sneller schakelen, wat veel gedoe en gezeur bespaart.’

Welke grote projecten komen er nu voor jullie aan?

‘We gaan het heel erg druk krijgen met de projecten binnen het Lange Termijn Strategisch Huisvestingsplan. De verbouwing van de Technohal is bijna af, maar vervolgens kampen we met de nazorg, zoals de verbouwing van de derde verdieping van Carré, die vrijkomt. Tel daar de verhuizing van ITC bovenop, wat we moeten doen met de Boerderij (waar restaurant Faculty Club zat, red.) en het Paviljoen en we moeten invulling vinden voor de nog niet ingevulde vierkante meters van The Gallery Fase 2. Dat betekent dus alle zeilen bijzetten om dit te kunnen realiseren. Daarbij, de campus wordt steeds drukker en voller, dus een extra beveiliger sinds 1 januari dit jaar is zeker geen overbodige luxe. Die drukte zie je ook terug bij het Sportcentrum. De bezetting in de avonduren is bijna 100 procent, er wordt nu om 11 uur ’s avonds nog gevoetbald. Misschien gek om te zeggen, maar ik vind ook dat studenten de ruimte moeten hebben voor een derde helft.’

De eerste evaluatie zit erop, hoe nu verder?

‘We zijn bezig met onze strategische personeelsplanning, om voortschrijdend inzicht te creëren voor wat we over een paar jaar nodig hebben in ons personeelsbestand. We zijn begonnen met het managementteam, want waarom zouden we niet bij onszelf beginnen, om te zien waar de kwaliteiten en ontwikkelpunten liggen? Verder ligt bij mij vooral de taak om de dienst te blijven vormen. Niet alleen in formeel overleg, maar ook tijdens informele momenten. Zoals een avondje naar FC Twente of een bezoek aan de Performance Factory. Zeker omdat we hierbij ook vaak de Student Union, Sportkoepel of Apollo uitnodigen. Uiteindelijk moeten we samen de klant, de studenten, van dienst zijn. Hiervoor is het van belang dat we elkaar goed kennen.’