‘PeopleXS heeft in het buitenland het systeem al eens geleverd aan academische instellingen zoals aan de universiteiten van Aalborg en Aarhus,’ zegt Mette Strubbe, recruitment manager bij PA&O. ‘De academische wereld steekt complex in elkaar en heeft een eigen pakket van eisen. De workflow is bijvoorbeeld verdeeld over meerdere faculteiten. Dat moet allemaal geïntegreerd worden in één wervingsysteem. De ervaring van PeopleXS met universiteiten was voor ons een positief gegeven.’
De nieuwe digitale aanpak levert een administratieve verlichting op. ‘Door één druk op de knop worden kandidaten groepsgewijs afgewezen. Ook het doorsturen van de sollicitaties naar de selectiecommissie kan met één simpele handeling. De brieven hoeven niet meer geprint te worden. Het proces loopt meer gestroomlijnd en elke sollicitant krijgt dezelfde behandeling.’
Kandidaten kunnen nu online solliciteren via een formulier op de UT-website. Het CV en de brief kunnen daarin worden geüpload. ‘Na een succesvolle inzending, krijgen ze een automatisch ontvangstbericht. Het versturen van een open sollicitatie is ook mogelijk net als het doorplaatsen van een vacature naar mensen via sociale media.’
Het nieuwe wervingssysteem levert eveneens meer managementinformatie op. ‘We zien bijvoorbeeld hoeveel vrouwen er reageren en of ze uitgenodigd worden voor een gesprek. We vragen ook via welke kanalen ze op onze vacature zijn gestuit. Daaruit blijkt dat advertenties in print niets opleveren. De klassieke ladder van vacatures plaatsen in deze krant, de Tubantia en de Volkskrant doen we niet meer. De UT blijft wel zichtbaar in deze media door corporate employer branding: advertenties waarin staat wat de UT is en wat ze doet en met een verwijzing naar de website.’
De vindbaarheid op internet is volgens Strubbe heel belangrijk. ‘Met name de combinatie van corporate employer branding, social media - we twitteren elke vacature- en de vindbaarheid op het internet levert veel rendement op. UT-website is daar een wezenlijk onderdeel van. Met moderne technologie en door het schrijven van slimme vacatureteksten is de site optimaal vindbaar gemaakt via zoekmachines.’
De nieuwe werkwijze is volgens Strubbe een voorbereiding op de krapper wordende arbeidsmarkt als gevolg van de vergrijzing en ontgroening. ‘Er gaat een echte battle for brains ontstaan. Wil je die winnen dan moet je je profileren als een topuniversiteit en talent aantrekken.’
De workflow van de interne vacatures is ook gedigitaliseerd door het systeem. ‘Dit is een mooie kans voor de interne sollicitant en bevordert de employability.’
