Vorige week belegde Ronald Sjardijn, chef Postkamer, alvast een bijeenkomst voor secretaresses, COBE-leden en postkamermedewerkers om de grootste meningsverschillen uit de weg te ruimen. Bij de postkamer zijn het afgelopen jaar van verschillende afdelingen regelmatig klachten binnengekomen over het niet in één dag over komen van poststukken in het binnenland. Bij Bureau Studentenpsycholoog bijvoorbeeld liepen afspraken mis, omdat de uitnodigingen niet op tijd aankwamen. Ook waren er onduidelijkheden over het bezorgen van expres-stukken. Zoals: moeten deze in de bus worden gestopt of persoonlijk worden overhandigd?
Onderzoek
De postkamer besloot eind vorig jaar, in samenwerking met de PTT, een onderzoek te houden om zowel het interne- als externe posttraject boven water te krijgen. 'We hebben bundeltjes post uitgezet bij een aantal faculteiten en diensten en gekeken hoe lang het duurde voordat deze pakketjes over waren. Een ander deel werd bijgevoegd bij de aanleverbalie in de postkamer. In eerste instantie kwamen we intern slecht uit de bus, maar dat bleek eenvoudig te verklaren. De faculteiten vergaten de setjes mee te geven', legt Sjardijn uit. 'Uit het onderzoek bleek vervolgens dat we het niet slechter doen dan de PTT. Die streeft ernaar 95.8 procent van de poststukken voor het binnenland de volgende dag bezorgd te hebben. Op de UT worden iedere dag vier à vijfduizend poststukken verstuurd. Als daar vier procent van misgaat dan gaat het om zo'n vierhonderd stukken. Geen wonder dat er wekelijks mensen aan de telefoon hangen.'
Te simpel
Volgens Sjardijn kijken UT medewerkers vaak te simpel tegen de post aan en bestaan er veel onduidelijkheden over. Brieven moeten correct worden geadresseerd inclusief postcode en liefst niet handgeschreven. 'Hoe vaak wij geen brieven binnenkrijgen gericht 'aan de UT'. Dan moeten wij de enveloppe open maken en kijken voor wie de post bedoeld is. Anders gaat zo'n poststuk zwerven.'
Dat er in de postkamer zo nu en dan fouten worden gemaakt geeft Sjardijn grif toe. Zo kwamen twee weken geleden de acceptgiro's voor het betalen van de huur door campusbewoners op een verkeerd stapeltje terecht en hadden ze ruim een week vertraging. 'Postverwerking is mensenwerk. Wij doen er alles aan om het proces zo goed mogelijk te laten verlopen. En als het helemaal niet gaat dan is er altijd nog de telefoon. Laat iedereen maar bellen. Zo weten de afdelingen waar ze aan toe zijn en wij waar de problemen zitten.'
