Europese aanbesteding voor fotografiewerk UT

| Sandra Pool

De Universiteit Twente gaat al haar fotografiewerk Europees aanbesteden. De UT is dat verplicht volgens richtlijnen van de Europese Unie. Vanaf morgen is de aanbestedingsopdracht openbaar. Projectleider Myrthe Swaak licht het hoe en waarom van de procedure toe.

Een Europese aanbesteding voor fotografie, dat is voor het eerst, niet waar?

‘Klopt. We komen met alle foto-opdrachten van de afgelopen vier jaar over het drempelbedrag van twee ton. EU-richtlijnen bepalen dat  overheidsopdrachten die een bepaald bedrag overschrijden, uitgeschreven moeten worden volgens Europese aanbesteding. Overheidsinstellingen zoals de UT zijn verplicht dit pad te volgen.’

Wat betekent dit voor de huidige ploeg freelancefotografen van de UT?

‘De afgelopen jaren werkten we vanuit Marketing & Communicatie en vanuit U-Today met een poule van fotografen. Deze aanbesteding is breder en geldt voor de gehele UT. De huidige fotografen kunnen daaraan gewoon meedoen.’

Wat voor een type fotograaf zoekt de UT?

‘Het doel is een poule van maximaal vijf allround fotografen te realiseren. Ons programma van eisen omschrijft diverse typen fotografie, denk aan portretten, nieuwsfoto’s, reportages, evenementen zoals academische plechtigheden, onderzoeksfotografie, studio- en stockfoto’s en livefotografie waarbij het beeld direct op scherm te zien is.’

Wie beoordeelt de inzendingen?

‘Dat doet een beoordelingscommissie. Die beoordeelt het ingeleverde werk op creativiteit en techniek. Daarnaast kijken we naar de prijs-kwaliteitverhoudingen en nemen we zaken als dienstverlening en communicatie mee in de beoordeling.’

Morgen gaat de opdracht openbaar. Hoe ziet de aanbestedingsroute er verder uit?

‘Morgen gaan we live. Dan is er twintig werkdagen de tijd voor geïnteresseerden om vragen te stellen. Dat gaat allemaal via een online systeem. Open en transparant, maar wel anoniem. Je weet niet wie de vraagt stelt, maar de vraag en het antwoord is wel voor iedereen zichtbaar. Eind juni moeten alle vragen beantwoord zijn. Daarna volgt een tweede vragenronde. Die sluit op 12 juli. Vervolgens breekt de periode aan waarin fotografen hun inschrijving kunnen indienen. Dat kan tot 31 augustus. In de eerste week van september komt de beoordelingscommissie bijeen om het werk te beoordelen en volgt op 7 september een voorlopige uitslag. Dan geldt nog een bezwaartijd van  twee weken. Op 1 oktober verwachten we de nieuwe overeenkomsten met de partijen waar we de fotografie uitbesteden in orde te hebben.’

De aanbestedingsopdracht is te zien op www.tenderned.nl