Scherpe inkoop levert al snel vier miljoen op

De inkoopfunctie van de UT krijgt de komende tijd steeds meer gestalte. Het CvB ging onlangs akkoord met de notitie waarin staat aangegeven hoe de inkoop zich verder zal gaan professionaliseren en welke slagen er kunnen worden gemaakt. Over 2010 is al een besparing geboekt van 8,5 ton euro, oplopend naar 4 miljoen structureel in 2014. Martin Akkerman `Het inkooplandschap binnen de UT zal drastisch veranderen', voorspelde hoofd inkoop Martin Akkerman in mei dit jaar al. Langzaam maar zeker gaat het die kant op. Een scherper inkoopbeleid is volgens hem `absoluut noodzakelijk’ omdat het kostenniveau binnen de UT de laatste jaren ‘gierend uit de bocht is gevlogen’. Het inkoopvolume is volgens Akkerman in korte tijd gestegen van zeventig miljoen in 2007 tot honderd miljoen in 2009. `Het uitgavenpatroon moet en kan met zes tot zeven procent structureel terug. Dat is zes tot zeven miljoen euro.’ Menigeen binnen deze universiteit nam hem die opmerkelijke uitspraken niet in dank af, maar nu, amper een half jaar later, heeft het CvB een nota vastgesteld waarin de inkoopfunctie wordt doorontwikkeld. De aantekening is wel dat de UT vooralsnog niet inzet op een besparing van zes of zeven miljoen per jaar maar een veiligheidsmarge inbouwt en aanstuurt op vier miljoen. Akkerman: ‘Het gaat om bezuinigingen op de inkoop van alle goederen en diensten. Meer krijgen voor hetzelfde geld, dat is ook een optie; vooral de specifieke inkoopbehoeften binnen de onderzoek- en onderwijsvelden’. Een hechte(re) samenwerking met het primair proces is hierbij van groot belang. Op de meer generieke inkopen zoals drukwerk, opleidingen en uitzendkrachten is het zaak om vooral vernieuwend na te denken over het inkoopproces. Daar ligt een fors deel van de besparingsmogelijkheden en UT-breed zijn hier forse, substantiële besparingen te realiseren. Lopende contracten worden tegen het licht gehouden en beter gemanaged, nieuwe contracten moeten slimmer aangepakt worden en meer geld opleveren; er gaan heldere inkoopspelregels gelden. ‘Een simpel voorbeeld. Op het contract voor de bewassing van de kleding van de cleanroom hebben we na stevig onderhandelen 35 duizend euro verdiend op een oorspronkelijk bedrag van 65 mille.’ Ook de inkoop van kantoorartikelen is door middel van een inkoopveiling uitgevoerd, waardoor ook hier kortingen tot maar liefst 92% op zijn behaald! Een flinke kostenpost vormen ook de dienstreizen, nu zo’n vier miljoen per jaar. ‘Dat bedrag kan omlaag, al is het maar met vijf procent. Dat is nog altijd twee ton; structureel. Niet door mensen minder te laten reizen - daar gaan wij niet over – maar door kortingen te bedingen bij vliegmaatschappijen, autoverhuur en hotelreserveringen. Je zou kunnen denken aan één loket binnen de UT, een zogenaamde ‘traveldesk’, dat over systemen beschikt die voor secretaresses die dat werk nu veelvuldig doen, niet toegankelijk zijn. Dan kunnen we ook patronen en volumes ontdekken en op basis daarvan zaken doen. Zo doen inmiddels vele grote bedrijven dat ook.’ Verder wordt gewerkt aan een website voor inkoop naast de digitale producten- en dienstencatalogus van het FB nu. De inkoopafdeling, sinds kort gehuisvest op de tweede vloer van de Spiegel, ondergaat een verdere professionalisering. De gehele UT-organisatie zal naar alle waarschijnlijkheid uiteindelijk de zogenaamde E(lectronic)-procurement systematiek gaan gebruiken. Bestellen via internet bij vooraf geselecteerde leveranciers, volgens bepaalde spelregels maar nadrukkelijk ook naar de wensen en specificaties van de klant. Bert Groenman Eerdere artikelen over inkoop: 11 mei 2010