De oplossing moet gezocht worden in het opzetten van een overkoepelende structuur, onder andere door het vervaardigen van een UT-portal. Een portaal is eenvoudig gezegd een persoonlijke startpagina, waarin alle links naar interessante applicaties en relevante sites voor de gebruiker opgenomen zijn. 'Er is in de wirwar van systemen en webinformatie behoefte aan deze structurering,' weet Marinka Sysling. Zij is projectcoördinator van C@mpus+, het project dat binnenkort een voorstel doet voor het realiseren van een UT-portaal om zo de informatievoorziening op de UT te optimaliseren.
Het portaalproject moet ervoor zorgen dat studenten en medewerkers in de toekomst een eigen startpagina kunnen inrichten. 'Een soort 'my UT-site' die als link op de homepage van de UT staat.' Volgens Sysling krijg je op die manier een duidelijker scheiding tussen externe sites, voor klanten en bezoekers, en interne sites voor studenten en medewerkers. Belangrijk is een goede structuur, zodat je op een snelle manier informatie kunt vinden. Ze legt uit: 'Probeer op dit moment via de UT-site eens de catalogus van de UB te vinden.' Ze demonstreert hoe je op de UT-homepage via 'faculteiten & diensten' naar het Dinkel Instituut moet, waar je vervolgens op een link naar de UB-catalogus kunt klikken. 'Je moet dus al weten dat de UB valt onder het Dinkel Instituut, maar erg vanzelfsprekend klinkt dat voor een student niet, laat staan voor een buitenlandse student.'
Niet alleen biedt een UT-portaal een duidelijke structuur, maar het zorgt tegelijk voor personalisatie: alleen de voor jou relevante zaken zijn geselecteerd. Alles over je studieprogramma, je onderzoeksgebied, je sportvereniging en je vakgroep op een rij zonder overbodige informatie. Deze informatie is deels voorgeprogrammeerd, maar het is ook mogelijk om zelf zaken te selecteren en zo je eigen site samen te stellen. 'We zullen nu in kaart brengen welke informatievoor wie beschikbaar moet zijn. Een grote klus, maar ook een grote uitdaging,' aldus de projectcoördinator.
Bijkomend voordeel van het UT-portaal is volgens Sysling een single sign on procedure. 'Dan kun je met één keer inloggen in alle systemen terecht.' Dat is handig, maar is het ook zo bijzonder? 'Nee, maar wel bijzonder ingewikkeld.' Sysling legt uit dat systemen als TeleTOP, TAST en bijvoorbeeld het reserveren van boeken uit de UT-catalogus gekoppeld moeten worden. 'Dat is een tweede uitdaging van het project.' Het portaal, dat zorgt voor een verhoogde gebruiksvriendelijkheid, zal tevens in kaart brengen hoe de efficiëntie van bepaalde informatieprocessen kan worden verhoogd. 'Het zou bijvoorbeeld heel handig zijn als je via een webformulier je Unionpluskaart inclusief krachtpas en zwemkaart zou kunnen bestellen.'
De hamvraag is natuurlijk: wanneer is het portal klaar? Sysling: 'Eerst moeten de stuurgroep en het CvB over dit project beslissen, ook over de financiële kant van het verhaal. Als het allemaal doorgaat zou voor de zomer van 2003 een eerste versie van het studentenportaal gereed moeten zijn.'
