De IAD sluit met haar opmerkingen aan bij de rapportage 'Derde geldstroomactiviteiten bij universiteiten' van de Algemene Rekenkamer (maart 1995). Daaruit bleek dat de UT de derde geldstroom intern goed geregeld heeft -onder meer via het handboek Werk voor Derden- maar geen duidelijke afspraken kent over de verhouding van de universiteit tot de (voor derde geldstroomactiviteiten opgerichte) stichtingen en bv's. De AR constateerde ook dat de UT geen volledig inzicht heeft in het aantal rechtspersonen waarmee zij een duurzame financiële binding heeft.
Instellingsaccountant drs. W. Schram RA (IAD) geeft in zijn Management Letter een lijst van 19 stichtingen en bv's waarop zijn opmerkingen betrekking hebben. De IAD is voornemens en doende een onderzoek uit te voeren bij de Kamer van Koophandel in Enschede naar het bestaan van 'rechtspersonen met domicilie Universiteit Twente'. Dit betreft ook privéstichtingen van medewerkers waarin derde geldstroominkomsten zouden vloeien.
In zijn commentaar op de Management Letter stelt ook drs. H. Klomp, hoofd FEZ, dat er duidelijke regels moeten komen voor de verhouding van de UT met de genoemde rechtspersonen. Ook hij pleit voor het invoeren van samenwerkingsovereenkomsten, vooral omdat de zaken nu alleen op ad hoc-basis worden geregeld. Klomp stelt voor om samen met de IAD en het Bureau Beleidsondersteuning (BBO) een 'model-statuut' voor te bereiden.
Volgens Klomp moet voor opname in de (toelichting op de) jaarrekening van gegevens van de diverse stichtingen, vennootschappen en andere rechtspersonen, eerst met de betrokken rechtspersonen worden afgesproken welke informatie precies zal worden opgenomen. 'Het lijkt ons ongewenst in de jaarrekening van de UT informatie naar buiten te brengen die door het bestuur van de rechtspersoon als vertrouwelijk wordt beschouwd.'
Niet alle bedrijfjes op de lijst van 19 zijn door de IAD terecht opgevoerd, vindt Klomp (Biomass Technology Group en Andersen Consulting zouden er bij voorbeeld niet op thuishoren). Hij vindt dat het CvB eerst maar eens duidelijk moet maken welke stichtingen en/of vennootschappen volgens hem onder directe verantwoordelijkheid van de UT vallen en waarvan het CvB dus ook jaarlijks rekening en verantwoording wil zien afgelegd.
In de Management Letter dringt de IAD verder aan op het 'voortvarend ter hand nemen' van een informatiebeveiligingsbeleid aan de UT. In 1994 verscheen een nota over de beveiliging van bedrijfsinformatie binnen de computernetwerken op de UT, maar met de aangekondigde plannen is weinig gebeurd. Volgens de IAD omdat het Centrum voor Informatie Voorziening (CIV) 'onvoldoende prioriteit' toekent aan het project. Begin januari komt de IAD met een nieuw rapport over het informatiebeveiligingsbeleid.
De IAD heeft over 1994 voor het eerst de controle bekostigingsgegevens (HOBEK) voor de rijksbijdrage uitgevoerd (voorheen deden de accountants van OC&W dat). Bij controle van het aantal afgegeven doctoraaldiploma's blijkt dat veel diploma's zijn geantedateerd op 31 augustus (laatste dag oude studiejaar), hoewel de desbetreffende studenten nog één vak of het examen zelf in september hebben gedaan. Dit zou veel voorkomen bij WB en TBK; bij andere faculteiten was het niet goed na te gaan. De IAD noemt deze praktijken 'onbevredigend', en beveelt het CvB aan heldere regels op te stellen endoor de Centrale Studenten Administratie te laten toetsen.
Antedatering is slechts in bepaalde gevallen toegestaan, met name wanneer een student buiten zijn schuld, dat wil zeggen door toedoen van de faculteit of de afstudeerdocent, niet in augustus kan afstuderen. Antedatering vindt echter volgens de IAD op ruimere schaal plaats. Vaak komt het voor dat afstudeercolloquia en slotexamenzittingen in september plaatsvinden, terwijl het diploma als afstudeerdatum 31 augustus vermeldt, zodat het diploma nog meetelt voor de bekostiging van het afgelopen jaar.
Overigens komt postdatering ook voor. De faculteit TBK doet dit op verzoek van studenten. Wie bijvoorbeeld in mei afstudeert kan nog enkele maanden van studietijd en OV-jaarkaart genieten als het doctoraaldiploma op 31 augustus van dat jaar wordt gedateerd, aldus de Management Letter.
In de sectievergadering van de U-Raad gaven afgelopen dinsdag zowel KPS als DD blijk van waardering voor de Management Letter en algehele tevredenheid over de inhoud. Zoals buitenlid ir. K. van Duinen het zei: 'Het beeld rijst op dat de financiële administratie aan de UT geen bende is.'
De IAD-voorstellen met betrekking tot de derde geldstroomstichtingen en -bv's bleken bij zowel raad als college op instemming te kunnen rekenen. Men was het erover eens dat de stichtingen en bv's eens goed in kaart moeten worden gebracht, zij het op basis van duidelijke criteria; er is een verschil tussen een Dr. G.J. Hoytema Stichting, die alleen ruimte huurt bij de UT, en een commerciële joint-venture als het Nederlands Centrum voor Laser Research (NCLR) bij de faculteit TN, vond de U-raad.
Ten aanzien van de antedatering van doctoraaldiploma's onderschreef de U-raad de opmerkingen van de IAD. Heino van Houwelingen (KPS) constateerde met zorg dat faculteiten als WB en TBK afwijken van de regels. Hij wil strengere regels, maar pleitte wel voor een overgangsregeling. 'Studenten houden rekening met de mogelijkheid dat ze hun diploma kunnen laten antedateren. Het zou niet zorgvuldig zijn om de consequenties van het foutieve beleid bij hen neer te leggen.' CvB-voorzitter Veltman zei namens het CvB dat antedatering alleen ingeval van 'calamiteiten' mag, en dan alleen als het ruim tevoren geregeld is. Nader overleg volgt.
