De uitleentermijn verlengen? Een boek reserveren? Sinds 1 januari 1995 kan dat met een druk op de knop van je eigen toetsenbord via het Online Bibliotheek Informatie Systeem (OBIS). 'De gebruiker kan', zoals Van der Meer het omschrijft, 'zelf ingrijpen in zijn uitleensituatie'.
Binnenkort wordt het bovendien mogelijk vanuit je bureaustoel boeken en artikelen uit bibliotheken buiten de UT aan te vragen via hetzelfde OBIS. Enkele dagen later ligt het gevraagde stuk bij de faculteitsbibliotheek. Daarnaast verandert over enkele weken het gebruikersinterface en wordt het mogelijk de opgevraagde informatie te downloaden. De gezochte titels kunnen dan rechtstreeks worden geprint.
Het gebruikersgemak wordt niet alleen groter, het benutten van de collecties van andere bibliotheken wordt ook steeds noodzakelijker, meent Van Marle. 'Wij constateren dat het aanbod van gedrukte informatie nog altijd gigantisch groeit. Daarnaast stijgen de prijzen sterk. Helaas blijven de budgetten ver achter bij deze ontwikkelingen, waardoor het UT-aanbod steeds kleiner wordt in relatie tot het totale aanbod. De gebruikers moeten meer en meer gebruikmaken van informatie buiten de UT.' Ter illustratie: de Nationale Centrale Catalogus bestaat uit zeven miljoen boek- en tijdschrifttitels, waarvan twaalfduizend (wordt veertienduizend) direct op artikelniveau toegankelijk zijn. De UT-bibliotheek telt slechts 350 duizend boek- en tijdschrifttitels.
Om het elektronische InterBibliothecaire Leenverkeer (IBL) mogelijk te maken, hoeven faculteiten slechts een of meerdere 'accounts' (deposito's) aan te vragen. Medewerkers kunnen een persoonlijk, met pincode beveiligd, IBL-account krijgen. Deze 'hangt' onder het facultaire- of vakgroeps-deposito, waar de declaratie uiteindelijk terechtkomt.
Zodra de eerste faculteitsbeheerder heeft aangegeven hoeveel accounts hij nodig heeft, gaat het systeem van start. Daarmee is de UT-bibliotheek de eerste van de tien samenwerkende universiteitsbibliotheken die het elektronische IBL op zo'n grote schaal invoert.
Per E-mail
Een andere primeur heeft de UT met Selective Dissemination of Information (SDI), dat sinds 1 februari 1995 beschikbaar is. Hiermee kunnen medewerkers per E-mail de inhoudsopgaven van tijdschriften naar keuze, automatisch op het beeldscherm krijgen. Eén keer opgeven dat je van deze service wilt gebruikmaken is voldoende. Het wijzigen van de tijdschriften-selectie verloopt weer via OBIS.
Gedurende de rest van dit studiejaar is deze service gratis. Daarna wordt per inhoudsopgave vijftig cent in rekening gebracht, zodat alleen medewerkers met een persoonlijk IBL-account ervan gebruik kunnen maken.
De kostprijsberekening voor het verkrijgen van boeken en artikelen uit andere bibliotheken verandert enigszins. Veel meer hoeft het IBL de faculteiten, ondanks de nieuwe service, niet te kosten: alleen het opvragen van een artikel van meer dan acht pagina's wordt flink duurder. Maar, zohaast Van der Meer te benadrukken: het gemiddelde aantal pagina's van een artikel is acht.
Overigens is het uiteindelijke doel een systeem waarbij kopieën in het geheel overbodig zijn. Het gescande artikel wordt dan per E-mail naar de aanvrager gezonden.
Try out
Momenteel vindt ook een try out plaats met 's werelds grootste online catalogus die tevens toegang geeft tot een aantal informatiebestanden. Dit uit Amerika afkomstige Online Computer Library Center (OCLC) is 'vertaald' naar OBIS zodat het op dezelfde wijze te doorzoeken is. Na een aantal maanden proefdraaien wordt bekeken of gebruikers de catalogus waarderen.
Van der Meer en Van Marle hebben zo hun twijfels omdat er geen systeem van documentlevering aan is gekoppeld. Maar ze willen niet op de evaluatie vooruitlopen: de klant is koning en beslist.
Al deze automatiseringsprojecten worden uitgevoerd in het samenwerkingsverband van tien van de dertien Nederlandse universiteitsbibliotheken, PICA, waar Van der Meer en Van Marle met hun neus vooraan zitten. 'Wij proberen er altijd vroeg bij te zijn, zodat wij de ontwikkeling tijdens de projectfase kunnen sturen', verklaart de laatste.
Nieuwe mogelijkheden zijn, dankzij de voortschrijdende informatietechnologie, in ruime mate voorhanden. Maar uitgeverijen breken zich het hoofd over de vraag op welk medium zij moeten wedden: papier, computer of cd-rom? 'De techniek bepaalt niet meer hoe informatie wordt aangeboden', concludeert Van der Meer, 'maar de commercie.'
De UT bezit daarom naast de computercatalogus tevens een aantal bestanden op cd-rom, die in elke faculteitsbibliotheek te bekijken zijn. Deze zijn inmiddels ook via Banyan op het netwerk toegankelijk. Een voordeel hiervan is dat de gebruiker al bekend is met het systeem. Niet alle faculteiten bieden Banyan echter op hun netwerk aan.
Krap
De toenemende automatisering hoeft volgens Van Marle geen arbeidsplaatsen te kosten. Het traditionele leenverkeer zal (voorlopig) zeker niet volledig verdwijnen en aan de IBL-accounts kleeft ook administratie. Bovendien: 'Wij zitten al heel krap in ons personeel. Wat wij erg missen is iemand voor automatiseringsprojecten en iemand voor gebruikersondersteuning en -voorlichting.' Wie niet onnodig heen en weer wil lopen tussen kantoor en bibliotheek, doet er daarom goed aan de folders in de gaten te houden.
