De financiële man in het CvB, Kees van Ast, is tot nu toe niet ontevreden maar beseft dat het echte werk nog moet beginnen. De bedoeling van de exercitie is dat de UT-organisatie toegesneden raakt op een veranderende omgeving en de concurrentie aankan met universiteiten in binnen- en buitenland. `Dat heeft alles te maken met ambitie, met continuïteit, met de koers die we hebben ingezet met onze onderzoeksinstituten en met tienduizend studenten als basis. Waarmee ik niet gezegd wil hebben dat het allemaal kommer en kwel was, integendeel, maar het kan altijd beter.'
Van Ast stelt dat het CvB met deze operatie voortborduurt op een eerdere reorganisatie die in 2003 niet werd voltooid. `Wat we twee jaar geleden als nieuwe college van bestuur aantroffen was een volstrekt versnipperde beleidsvoorbereiding en -ondersteuning. Iedere faculteit had zijn onderwijsfaciliteiten anders geregeld. Het informele circuit was groot. Onduidelijk was wie -of welk orgaan- wat waar over te zeggen had. Bevoegdheden waren niet duidelijk vastgelegd. Afspraken werden niet nagekomen. Er was geen helderheid. Op het gebied van onderwijs kwam de ondersteuning van allerlei kanten: van DiSC (de dienst die wordt opgeheven, red.), van DUB (het voormalige beleidsbureau, red.) en van ITBE (wordt ook opgeheven, red.). Zo kon het niet langer. Met de oprichting van concerndirecties (FEZ, PAO en Strategie & Beleid, met daarin opgegaan bureau communicatie en beleidsbureau, red.) wordt de beleidsondersteuning richting college van bestuur en de faculteiten gebundeld. Vloeiender. Dat is wat we willen.'
Revolutionair noemt Van Ast de nieuwe koers niet. In feite is het niet meer dan een herschikking van taken, relativeert hij. Al geeft hij toe dat het Facilitair Bedrijf qua opzet en werkwijze `redelijk op z'n kop' wordt gezet. Verduidelijkt: `'Het werkconcept wordt aangepast. Er komt een nieuwe directeur van wie veel wordt gevraagd. Het euvel is nu dat er kortsluiting is tussen het wensenpakket van de faculteiten -de vraagkant- en de dienstverlening van het FB, de aanbodkant. Het FB is nu te veel beslissend en te weinig dienend. Het kan niet zo zijn dat men daar de dienst uitmaakt en bepaalt wat goed is voor de faculteiten. Daar zijn veel klachten over. De uitvoering van projecten moet dichter naar de klanten worden gebracht. Dat betekent ook dat het management anders wordt georganiseerd.'
Van Ast tekent er wel bij aan, en dat geldt ook voor de andere op te richten servicecentra, dat ook de `vraagkant' voortaan haar wensen nauwkeurig dient vast te stellen. `Daar mag geen ruis meer bij zitten.'
Terug naar juni vorig jaar. Van Ast herinnert zich de eerste plenaire praatsessies kort voor en vlak na de zomer. Toen heette het nog dat die herschikking van taken zo'n vijftig formatieplaatsen zou kosten en dat die hoogstwaarschijnlijk niet met natuurlijk verloop zouden zijn op te vangen. Gedwongen ontslagen zaten er aan te komen, zoveel was wel duidelijk. De toon van de eerste bijeenkomst had iets dreigends, iets intimiderends ook. De voorzitter van de raad van toezicht, zeg maar de baas van het CvB, liet zich zelfs ontvallen dat de universiteit maar aan dit soort processen moest wennen. Daar maakte hij geen vrienden mee. Nu, nog geen jaar later lijkt de operatie zich zonder al te veel kleerscheuren te gaan voltrekken, al moet nog blijken of personeelsleden wier baan komt te vervallen, ook daadwerkelijk gebruik gaan maken van de geboden regelingen of op een andere baan inzetbaar zijn.
Van Ast zegt er niet bang voor te zijn dat de reorganisatie niet het gewenste resultaat oplevert: een effectievere dienstverlening en daarmee een besparing van vijf miljoen euro die wordt overgeheveld naar het primaire proces, onderwijs en onderzoek. `Ik denk dat we eind 2009 moeten kunnen meten waar we staan. De vraag is dan natuurlijk wat je gaat meten en hoe je dat zal gaan doen. De daadwerkelijke, voortschrijdende invoering van de reorganisatie willen we ook transparant maken. De medezeggenschap kijkt mee hoe die implementatie zich ontwikkelt.'
De portefeuillehouder hoor je niet verkondigen dat de UT voorop loopt in het reorganiseren van haar bedrijfsprocessen. `Ik weet dat sommige universiteiten, zoals Wageningen, grotere operaties achter de rug hebben. Daar stonden 350 plaatsen op de tocht en dat is vrij geruisloos gegaan. In Delft ging het ook om grote aantallen en daar vielen wel klappen. Het reorganisatieproces aan de UT is beperkter van omvang maar is wel noodzakelijk. Ik begrijp best dat veel eenheden zeggen: waarom moet dit allemaal, het gaat toch goed? Het gaat ons, als CvB, om een visie op de totale organisatie en daar mankeert het een en ander aan. We streven naar financiële helderheid op langere termijn om onze doelen te halen. Daarbij hoort het adequaat managen van het personeel en dus een adequaat personeelsbeleid. In feite maken we nu een inhaalslag om up to date te raken. Ik denk dat het proces waar we nu in zitten een continu fenomeen zal zijn om de organisatie op orde te houden.'
En, hoe kijkt Kees van Ast terug op het afgelopen jaar? `Ik heb een goeie relatie met de raad. Ik probeer informatief te zijn. Ik merk dat ik daar ook wat voor terugkrijg. Ik blijf wel vinden dat de raad soms te veel op detailniveau opereert. Daar krijg je niet de gewenste zekerheid mee.'
 |
| Kees van Ast: …kwestie van herschikking van taken… (Foto: Arjan Reef) |
