‘Het handvest komt voort uit het building block Future-proof Research & Innovation, onderdeel van het strategische visiedocument Reinventing UT’, begint Eberhardt. ‘We maakten een analyse van de knelpunten, met name om te zien hoe het huidige financieringslandschap rond de UT eruitziet. Dus hoe de verschillende geldstromen werken, de aard van de projecten zelf, maar ook externe financiering. Daaruit bleek dat tot nu niet heel duidelijk was waar informatie te vinden is en wat er precies van je wordt verwacht als onderzoeker. Dat kostte veel uitzoektijd en zorgde voor frustratie.’
Overzicht
Van der Woning: ‘Alle informatie lag overal verspreid door de organisatie. Er stond wat op de website, er zwierven fragmenten rond op de research support portal, op sommige afdelingen hoorde je van een collega hoe het moet… Voor ons dus zaak om dat eens overzichtelijk op een rij te zetten en er een lijn in te trekken.’
Onderzoeksbijbel
Het charter werkt als een soort ‘onderzoeksbijbel’. Het schept orde in een wirwar aan informatie, verduidelijkt werkafspraken en zorgt dat de hele universiteit op dezelfde manier kan werken. ‘Het draagt bij aan de harmonisering over de faculteiten, ook een wens vanuit Reinventing UT’, geeft Eberhardt aan. ‘Bijkomend voordeel’, zegt Van der Woning, ‘is dat je ook ziet wat er nog mist en waar de knelpunten zitten. Die gaten hebben we ook opgevuld, onder andere door gesprekken met veel hoofdonderzoekers te voeren.’
Standaard project cycle
Kern van het charter is de Research and Innovation Project Cycle, een schema dat duidelijk beschrijft welke stappen een hoofdonderzoeker doorloopt: van aanvraag tot onderzoek en afronding, publicatie en archivering. Voor elke stap is voor zowel onderzoekers als ondersteuners vastgelegd welke informatie relevant is en wat er van ze verwacht wordt. Er zijn standaard formats en documenten beschikbaar. ‘Die staan nu in de vernieuwde Research Support Portal.’
Breed gedragen
Om te zorgen dat het handvest straks breed gedragen wordt, werkten er zo veel mogelijk afdelingen aan mee. ‘Het kernteam werd geleid door decaan Boudewijn Haverkort van EEMCS en Wiebke, maar we kregen input van heel veel afdelingen; onder andere LISA, Finance, Stategy & Business Development, Legal, KTO en Techmed Centre. Zo hebben we zo veel mogelijk afgedekt. Mocht er nog iets zijn dat we hebben gemist, staan alle lijnen open.’
Launch op woensdag
Alle partijen zijn dan ook aanwezig met een stand, bij de officiële presentatie van het Charter op woensdagmiddag. ‘Het idee is dat we het charter presenteren en meteen duidelijk maken wie erbij betrokken zijn. Mochten er vragen bestaan, zijn diegenen aanwezig om er duidelijkheid over te geven’, aldus Eberhardt. Verder gaat tijdens de launch ook de vernieuwde ‘Research Support Portal’ live, waar alle afspraken en richtlijnen in zijn verwerkt.
Van der Woning: ‘Het is een start van een proces dat we doorlopend blijven aanscherpen. Er is woensdag daarom ook een ideeënbox.’
