Drie nieuwe administratiesystemen voor UT

| Rense Kuipers

De UT vervangt de komende twee jaar stapsgewijs drie grote administratieve systemen. De keuze voor nieuwe leveranciers voor inkoop, human resources en finance heeft de nodige gevolgen voor de bedrijfsvoering, zegt UT-vicevoorzitter Mirjam Bult. Volgens haar kunnen de nieuwe systemen vooral ook de administratieve lasten verlagen.

Photo by: Rikkert Harink

UT-medewerkers gaan de veranderingen zeker merken, zegt Bult. ‘Omdat praktisch iedere UT-medewerker in meer of mindere mate met deze systemen werkt. Idealiter voer je niet relatief vlak achter elkaar drie grote systeemimplementaties door, maar het is in dit geval helaas niet anders. De HR- en financesystemen naderen hun end-of-life. En het selecteren van een nieuwe leverancier voor een inkoopsysteem vergde veel aandacht en eigen onderzoek.’

Eén plek

Voor een ‘zachte landing’, vindt de implementatie stapsgewijs en eerst in pilotvorm plaats. Het inkoopsysteem is als eerste aan de beurt. Voor aankomende zomer is het de bedoeling dat UT-medewerkers de beschikking krijgen over een modern en gebruiksvriendelijk bestelsysteem van de geselecteerde leverancier Proactis. ‘Belangrijk is daarbij dat er één plek is, waar je van bestellen tot betalen terechtkunt’, zegt Bult. ‘Op dit moment hebben we allerlei subsystemen. Die zorgen voor onduidelijkheid bij gebruikers en vergroten de kans op fouten, zoals het betalen van facturen voor producten die nooit besteld zijn.’

Voor 1 januari 2021 moet er een nieuw HR- en payrollsysteem zijn. Hiervoor viel de keuze onlangs op softwareleverancier AFAS. ‘Ook in dit geval willen we toe naar één overzichtelijk portal voor medewerkers’, zegt de vicevoorzitter. ‘We kiezen bewust niet voor maatwerk, maar voor een bewezen systeem gebaseerd op operationele excellentie en best practices. Zo werken de universiteiten van Eindhoven en Groningen bijvoorbeeld ook met software van AFAS. Naast het implementeren in pilotfases geeft dit als bijkomend voordeel dat we kunnen leren van de ervaringen van anderen.’

Een nieuw systeem voor finance moet uiterlijk 1 januari 2022 staan. Daar bereidt de UT momenteel de aanbestedingsprocedure voor.

Lasten verlagen

Bult hoopt en verwacht dat alle drie systeemveranderingen de administratieve lasten bij medewerkers verlagen. ‘En daarnaast de dienstverlening meer tijd- en plaatsonafhankelijk te laten zijn. Werk je met duidelijke, gebruiksvriendelijke systemen, dan heeft dat alleen maar positieve effecten op de bedrijfsvoering in zijn geheel.’