Cijferadministratie OER: ‘Maatwerk te kostbaar’

| Rik Visschedijk

Het automatiseren van de cijferregistratie is door het loslaten van de strakke regie op de Onderwijs- en Examenreglementen (OER) bijna niet mogelijk, zegt Hans Oeloff, directeur Centre of Educational Support (CES). ‘En dat werkt fouten in de hand.’

De Universiteitsraad ging in mei 2017 akkoord met een herziening van de OER in het Twents Onderwijsmodel (TOM). Een onderwijsmodule van 15 EC bestaat daardoor uit een geïntegreerd deel, dat alleen in z’n geheel gehaald kan worden, en uit toetsten die erbuiten vallen. Die kunnen op een later moment herkanst worden. De opleidingen kunnen daar zelf keuzes in maken.

Cijferadministratie

Het niet geïntegreerde deel levert een probleem op met de automatisering van de cijferadministratie, weet Oeloff. ‘Ik wilde achterhalen of de uitwerking van de decentrale OER-en, dus bij de opleidingen, moeilijkheden met zich mee zou brengen. Daarop hebben we een rondgang gemaakt. In de praktijk blijkt dat er zoveel maatwerk is, dat het te kostbaar wordt om te automatiseren. In het cijferregistratiesysteem geef je waardes aan toetsen, bijvoorbeeld hoe lang behaalde resultaten geldig zijn. Bij een verandering daarin, moet je het systeem opnieuw inrichten. Bovendien, de OER-en kunnen ieder jaar veranderen en dan kun je weer opnieuw beginnen.’

Bindend studieadvies

Een ander knelpunt zit in het bindend studieadvies (BSA). In TOM moest een bachelorstudent drie modules halen, 45 EC. Ook die strakke regie is losgelaten. ‘Er zijn opleidingen die vakken aanwijzen die nodig zijn voor een positief BSA, andere opleidingen geven een minimaal cijfer aan voor een onderdeel’, zegt Oeloff. ‘De cijferadministratie automatiseren voor de BSA regeling kan, maar dan moet je het per opleiding doen. Dat is monnikenwerk, waarvoor we ook nog extern capaciteit moeten inhuren.’

‘Als we dit handmatig doen, dan komt er flink wat extra werk bij de examencommissies te liggen’, vervolgt Oeloff. ‘Zij moeten handmatig de voorwaarden controleren. En handwerk heeft een groot nadeel: de kans op fouten wordt daardoor groter.’

Oeloff heeft deze bevindingen inmiddels gedeeld in de Universitaire Commissie Onderwijs (UC-OW). ‘Mijn wens is om toch weer wat meer uniformiteit in de decentrale Onderwijs- en Examenregelingen te brengen’, zegt hij. ‘Daarmee kunnen we de cijferadministratie automatiseren en voorkom je fouten.’