Afronding themamaand werkdruk

| Rik Visschedijk

De themamaand ‘werkdruk als gevolg van de cijferadministratie in TOM’ is ten einde. HR-beleidsmanager Annemiek Baars: ‘Het was een spannende maand, waarin we gepionierd hebben en tot resultaten zijn gekomen.’

In de eerste week van de themamaand zijn op drie inloopmomenten 73 bezoekers geweest, waarvan 44 de enquête hebben ingevuld, zegt Baars. ‘We hebben gelukkig een brede vertegenwoordiging van de faculteiten en ook van bureau onderwijszaken. We hebben een meting gedaan, waarin naar voren kwam dat de ambitie is om de werkdrukbeheersing van een waarderingscijfer 5,9 naar 7,9 te krijgen.’

Thema’s

Vervolgens zijn in de tweede week een drietal thema’s met de deelnemers geformuleerd waar verbeteringen mogelijk zijn. ‘Toetsen, registratie en inschrijving’, somt Baars op. ‘In kleine groepen zijn we daarop verder gaan borduren: welke producten kunnen we maken om verbeteringen aan te brengen? Daar kwamen flink wat ideeën uit waar we mee aan het werk kunnen. Zo hebben we een boom gemaakt die studenten kunnen doorlopen als ze een vraag hebben over een module, zodat ze direct bij de juiste persoon aankloppen. Want we zien dat vragen nu vaak op verschillende plekken gesteld worden: bijvoorbeeld bij de studiebegeleider, de modulecoördinator en de docent tegelijk.’

Moduleposters

Een ander voorbeeld van zo’n praktische oplossing zijn moduleposters voor modulecoördinatoren. ‘We hebben whiteboard-posters gemaakt waarin duidelijk de tijdslijn en de verschillende toetsen op aangebracht kunnen worden. Het Centre of Expertise in Learning and Teaching gaat vervolgtrainingen aanbieden hoe je die goed kunt gebruiken.’

En een basis excel-bestand moet helpen om de dubbele boekhouding die op veel plekken wordt bijgehouden door de vele uitzonderingen in het module-onderwijs te ondervangen. ‘Ook dat excel-bestand is gemakkelijk toe te passen en biedt ruimte om eigen aanpassingen te doen’, zegt Baars. ‘En daar bieden we ook hulp bij. Bij alle producten en oplossingen hebben we ideeën uit de praktijk gebruikt; zo willen we onszelf telkens verbeteren.’

Het zijn maar een paar voorbeelden. Baars noemt verder nog een modulebudget, waarvoor ze naar het CvB gaat: ‘Het zou mooi zijn als de verschillende teams een vrij te besteden bedrag krijgen. Bijvoorbeeld om een gastspreker of een adviseur in te huren, maar een traktatie na een module kan ook. Daarvoor gaan wij ons hard maken.’

TNW: lunch & learn

De komende tijd gaat deze werkgroep de UT rond om de resultaten verder uit te dragen. Daarnaast is onlangs een begin gemaakt met de eerder aangekondigde pilot bij TNW. ‘We hebben een lunch & learn gehouden met vijf hoogleraren om te inventariseren wat er speelt op het gebied van werkdrukbeheersing’, vervolgt Baars. ‘Een belangrijk aanknopingspunt is het thema ‘geld als drijvende kracht’. Er is de wens om meer naar kwaliteit en output te kijken, waarbij de mens centraal staat. Daarmee kom je op de vraag: wat vragen wij als organisatie van de medewerkers, maar vooral ook: wat bieden wij de medewerkers. Dat gaan we nu concreet maken, waarna we de pilot beginnen.’