Initiatiefnemer en organisator is Wessel Wits van de vakgroep Design, Production and Management. Volgens hem is het eigenlijk een normale conferentie waarvoor de deelnemers artikelen hebben moeten insturen die zijn gereviewd. ‘Verschil is dat de deelnemers niet naar één locatie hoeven te reizen. Alle presentaties zijn opgenomen en die zenden we uit. Daarna kan het publiek via de website vragen stellen die live worden beantwoord door de auteur van het artikel.’
Wits heeft al aanmeldingen van wetenschappers uit ruim 35 verschillende landen, waaronder, Australië, Chili, India, Slovenië, Oekraïne en de VS. In verband met het tijdverschil wordt de conferentie twee keer gehouden. Wits: ‘We draaien het programma om 9 uur, zodat ze in Azië aan het eind van de middag en de avond mee kunnen doen. En om 18 uur nog een keer, zodat ook de Amerikanen in hun daguren kunnen meekijken.’
Aanvankelijk wilden Wits en zijn collega’s alle presentaties live streamen, maar ze hebben twijfels of dat met de netwerkverbinding allemaal haalbaar is. Daarom worden de presentaties nu vooraf ingestuurd. De conferentie, met als thema productietechniek, wordt uitgezonden en gecoördineerd vanuit het virtualreality-lab van de UT. Met de online conferentie besparen de deelnemers en organisatie niet alleen (reis)kosten en tijd, het vormt ook een kleinere belasting voor het milieu.
