De bijeenkomst vindt plaats op de dag van de Batavierenrace zelf, zaterdag 24 april, en gaat vooraf aan het VIP-programma. In gebouw de Spiegel geven verschillende bedrijven een presentatie over hun visie op duurzaamheid. Algemeen directeur Ton Beune van Raedthuys spreekt over het klimaatneutraal maken van evenementen. Marcel Kok van DB Control houdt een lezing over geluidsmetingen tijdens festiviteiten. Een vertegenwoordiger van Bredenoord Aggregaten gaat in op duurzame ontwikkelingen binnen het bedrijf en een vertegenwoordiger van Douwe Egberts of het bedrijf Moonen vertelt over de duurzame productie van koffie. Koert van 't Hof (Grolsch) en Jaap Hos (waterschap Regge en Dinkel) sluiten af met de lezing `Van pils tot plas'.
De bijeenkomst begint om 12.00 uur met koffie en een broodje en duurt tot drie uur. Daarna begint het VIP-programma.
