Een `lichtelijk verraste' Tom Koppen voerde vorige week woensdag in een collegezaal van gebouw Ravelijn het woord tijdens een `zeepkistbijeenkomst' over het nieuw te vormen shared service centrum voor ict-ondersteuning. Er waren ongeveer tachtig mensen aanwezig.
Die grote belangstelling had Koppen, hoofd van de projectgroep die dit centrum op poten moet zetten, niet verwacht. `Maar wel begrijpelijk. Deze ict'ers zijn heel bezorgd over de ophanden zijnde reorganisatie.'
Het was de eerste van een serie bijeenkomsten die de projectgroep organiseert om medewerkers te informeren over de voortgang van het project ICT-Servicecentrum (ICTS). Koppen, tot voor kort hoofd Facilitair Bedrijf, is tegenwoordig fulltime-projectleider en beoogd directeur van het toekomstige servicecentrum. In de projectgroep zitten verder Pim Fij, directeur bedrijfsvoering TNW, Harm van Egmond, directeur bedrijfsvoering EWI, Jan Evers, hoofd Informatievoorziening & Automatisering ITBE en Erik Rutgens, manager information risk bij KPMG. De opdracht die de projectgroep van het college van bestuur kreeg luidt: de ict-ondersteuning optimaliseren door meer zaken gemeenschappelijk te doen en te standaardiseren, én een bezuiniging doorvoeren van 2,5 miljoen euro.
Koppen legde het plan van aanpak uit. Het houdt onder meer in: het verzamelen van informatie over de ict-wensen van gebruikers en over de huidige ict-ondersteuning. Dat doet de projectgroep onder andere door het opstellen van een communicatieplan, locatiebezoeken, interviews en het verzamelen van informatie bij referentiecentra. De eindrapportage moet al per 1 december 2006 bij het college van bestuur liggen.
En bij die datum, een uiterst korte doorlooptijd, zette het publiek veel vraagtekens. Zo vroeg iemand zich af hoe de projectgroep desondanks de kwaliteit kan waarborgen? Op basis van half werk kunnen toch geen beslissingen worden genomen? Koppen zei dat punt van zorg te delen. `Ook ik had liever meer tijd genomen. Het college vraagt per 1 december om grote lijnen, de details zullen we later nog moeten uitwerken.' Na afloop liet hij als reactie weten: `Op zich is het goed dat de rapportage snel komt, want een hoop mensen zijn in onzekerheid over de reorganisatie. Maar de projectgroep wil haar werk gedegen en in één keer goed doen. Daar zit zeker een spanningsveld tussen. We vragen betrokkenen om de urgentie te respecteren. Portefeuillehouder Kees van Ast kent onze zorgen over het tijdschema.'
Roel Hoek, senior netwerk- en telefoniebeheerder en lid van de dienstraad ITBE, liet weten dat hij de zeepkistenbijeenkomsten `een goede zaak' vindt. `Koppen pakt dit goed aan, hij is heel open.' Volgens hem is de sfeer op de werkvloer van ITBE door de dreigende reorganisatie, wisselend. `Iedereen vraagt zich af wat hem of haar boven het hoofd hangt. Dat houdt ons bezig. Helemaal nu Kas de Vries, procescoördinator van de reorganisatie, heeft laten doorschemeren dat waarschijnlijk 1 op de 3 á 4 mensen het veld moet ruimen.'
Over het krappe tijdsbestek waarin de projectgroep moet opereren, is Hoek kritisch. Hij verdenkt het college ervan dit met opzet te doen. Want: `Als het te lang duurt, worden mensen te kritisch.' Hoek zei verder dat veel medewerkers het oneerlijk vinden dat aan de top de poppetjes al zijn bepaald, terwijl het in de reorganisatie van 2003 juist aan die top fout ging. Koppen: `Wat er toen mis ging was dat decanen en directeuren geen rigoureuze beslissingen konden nemen. Er lagen goede plannen klaar, maar er werd te weinig mee gedaan. Ik begrijp dat gevoel, maar de situatie is sinds 2003 wel veranderd. Er zijn andere decanen benoemd en er is een nieuw CvB. Die hebben de kaders zo opgesteld dat er nu wel een goede kans van slagen is.'
Hoek zegt, als lid van de dienstraad van ITBE, de stappen van de projectgroep op de voet te zullen volgen. `We gaan nu een plan ontwikkelen om de vele facetten van deze reorganisatie in kaart te brengen. Dat kost veel energie en tijd en is knap lastig.'
Koppen erkende tijdens de bijeenkomst dat de kans bestaat dat banen verloren gaan. Hoeveel en hoe, dat kon hij niet zeggen. `De projectgroep heeft zich nog niet over die pijnlijke vraag gebogen. We willen eerst een blauwdruk maken voor een goed en gestroomlijnd servicecentrum.' Er moet 2,5 miljoen euro bezuinigd worden, maar volgens de projectleider zou dat bedrag `minder of meer' kunnen worden. `Niets is nog zeker, maar we zijn niet onnozel. Het aantal arbeidsplaatsen zal niet groeien.'
De volgende sessie is woensdag 1 november van half vier tot vijf uur. Locatie is nog niet bekend.
