De Werkvloer

| Redactie

Het Reserveringsbureau van de UT (telefoon 1010, eerste vloer Vrijhof vlakbij de bieb) bestaat nu een jaar en draait volgens bureauhoofd Hugo de Leeuw naar behoren. `We hebben gedurende deze periode veel energie gestoken in het stroomlijnen van administratieve procedures en afspraken met onze uitvoerende disciplines. Dat was een hoop werk, maar het werpt zijn vruchten af'. Het bureau is een samenvoeging van alle reserveringseenheden binnen de UT, die tot voor kort zelfstandig opereerden. Met alle risico's op misverstanden en miscommunicatie vandien. En een oerwoud van nota's van allerlei toeleverende disciplines. Die rompslomp is voor de klant voorbij. Er is één loket voor alle te reserveren activiteiten binnen de UT en eventueel daarbuiten en dat werkt veel beter en klantvriendelijker. Secretaressen die van hun baas een congres moeten organiseren of een ander evenement -groot of klein- bellen voortaan met 1010 om hun wensen kenbaar te maken. De Leeuw: `We houden dan een soort intakegesprek en bekijken wat er mogelijk is. In feite hebben we als UT alles in huis: zalen, sport, cultuur, catering, security, geluid, parkeerbegeleiding, bewegwijzering, personele inzet, etc. Grote evenementen -met meer dan honderd deelnemers- voorzien we altijd van een draaiboek.'

Het Reserveringsbureau UT

Het bureau heeft vooral een regelende functie, aldus De Leeuw, die een hotelachtergrond heeft. `We kunnen alles op maat leveren.' Ook het maken van de zaalroosters voor de sport -en cultuurverenigingen, de reserveringen in de Faculty Club en de verhuur van de blokhutten op de campus is een taak van zijn bureau ([email protected]).

Het Reserveringsbureau maakt deel uit van het Facilitair Bedrijf van de UT. `We hoeven onszelf niet in te verdienen, zitten dus niet op de commerciële toer. We begroten een normomzet met de interne partij waarvoor we reserveren(Vrijhof Cultuur, Sportcentrum, Catering en Drienerburght/Logica) en streven ernaar deze te behalen. De winst die we jaarlijks maken zit al in het gegeven dat deze centrale manier van werken twee fulltimeplaatsen per jaar uitspaart.

Bij de grootse festiviteiten rond het afscheid van rector magnificus Frans van Vught eind november zijn jullie in het geheel niet betrokken. Voelde je je niet gepasseerd?

`Nee, dat gevoel had ik niet. Maar als ik eerlijk ben, men had natuurlijk wel even kunnen bellen. Dan hadden we wellicht iets voor de organisatie van het feest kunnen betekenen, of niet. Het ging om een prestigieus eigen evenement en dan zou ik zeggen: maak gebruik van aanwezige kennis en ervaring en probeer al dat geld zoveel mogelijk in eigen huis te houden, toch?

Van Link naar rechts bovenste rij: Tonnie, Buitink Hugo de Leeuw, Jan Koopman, Cor Kiewik, Henk Bessels. Tweede rij: Anita Burchartz, Marjolein Schoock, Sieny van `t End, Femke Schreurder, Jeanette de Jong.
Van Link naar rechts bovenste rij: Tonnie, Buitink Hugo de Leeuw, Jan Koopman, Cor Kiewik, Henk Bessels. Tweede rij: Anita Burchartz, Marjolein Schoock, Sieny van `t End, Femke Schreurder, Jeanette de Jong.

Stay tuned

Sign up for our weekly newsletter.