Tot nu toe berekent de postkamer een gemiddelde prijs per poststuk. 'Een afdeling die veel lichte poststukjes verstuurt is daardoor duur uit. De dienst die geregeld zware pakjes verstuurt, goedkoop. Kortom, het systeem is niet eerlijk en daar kregen we veel klachten over', licht Sjardijn toe.
Met de nieuwe apparatuur kan een exacte prijs berekend worden. Faculteiten, vakgroepen en afdelingen krijgen posttassen met daarop een barcode. Uit die code kan een speciaal apparaat het EQ-nummer aflezen. De poststukken gaan daarna in sneltreinvaart door de machine en worden daarbij stuk voor stuk gewogen. De computer verwerkt de prijzen en stelt het totaalbedrag vast. De klanten krijgen vanaf 1 maart een totaalfactuur met een specificatie per dag en betalen het officiële PTT-tarief.
Sjardijn stuurde onlangs een mailing rond over het nieuwe systeem. De aanvragen voor de posttassen stromen binnen. Ook van afdelingen, die tot nu toe buiten de postkamer om hun post verzonden. 'Bepaalde afdelingen en diensten versturen eigenlijk alleen maar lichte briefjes. Die waren tot nu toe bij ons duur uit. Met dit nieuwe systeem is dat verleden tijd.'
Per EQ-nummer krijgt de aanvrager vier tassen. Op dit moment wordt voor ongeveer honderd EQ-nummers doorberekend. Sjardijn verwacht dat het nieuwe doorberekeningssysteem voor een verdubbeling van het aantal, bij de postkamer bekende, EQ-nummers zal zorgen. Vakgroepen zullen een eigen rekening gaan aanvragen. De chef postkamer kan zich ook voorstellen dat bijvoorbeeld een Centrale Bibliotheek voor iedere faculteitsbibliotheek een afrekening zal vragen'. Tot 250 EQ-nummers levert dat voor de postkamer geen probleem op. 'Door dit apparaat kunnen we met dezelfde hoeveelheid personeel meer werk doen'.
De apparatuur en de tassen kosten bij elkaar anderhalve ton. Een investering die, net als de overige kosten van de postkamer, terugverdiend worden door lage prijzen bij de PTT en andere bedrijven te bedingen. 'Als je kritisch met post omgaat kun je geld voor de hele UT verdienen', is de ervaring van Sjardijn.
Op dit moment draait Ronald Sjardijn met zijn mensen al uitgebreid proef met de nieuwe apparatuur. Per 1 maart moet het systeem voor de hele universiteit foutloos werken.
