Tot nu toe waren de betrekkingen tussen de CBR en de voorloper van de SSHD, de Studentenhuisvesting Drienerlo, vastgelegd in een reglement. Daarin schreef de beheerder van de studentenhuisvesting de bewonersraad eenzijdig voor hoe het overleg moest worden geregeld. Maar de UT heeft haar woningen in september vorig jaar overgedragen aan een onafhankelijke stichting. Daarom voldeed het reglement niet meer, want een woningbouwvereniging is wettelijk verplicht inspraak te regelen volgens bepaalde minimumeisen. Bovendien druiste het reglement in tegen de gelijkwaardige betrekkingen die inmiddels waren ontstaan: 'In het reglement werd onvoldoende tot uitdrukking gebracht dat het gaat om twee partijen die elk rechten en plichten hebben', verklaart Bokhove.
De participatieovereenkomst is hoofdzakelijk opgesteld door Jack Ory en Adri Pols, oud-bestuursleden van de CBR en Martin Colenbrander en Diane Hemstra van de SSHD. In de praktijk werkt het overleg al zoals dat nu is vastgelegd. De overeenkomst gaat veel verder dan wettelijk verplicht is, stelt Hemstra met nadruk. Zo is van een aantal zaken concreet vastgelegd of de bewoners informatie-, advies- of goedkeuringsrecht hebben. Hierbij is nog een onderscheid gemaakt tussen de trancheraden en de CBR. Bewoners van gerenoveerde complexen kunnen immers andere ideeën hebben over het servicepakket en de hoogte van de servicekosten dan bewoners van tranches die er minder florissant bijliggen.
Anderzijds is in de overeenkomst ook precies vastgelegd hoe de CBR en de trancheraden zich moeten organiseren. Hierdoor wordt regelmatig overleg van de bewonersraad met de achterban gewaarborgd. 'Wij weten dus ook dat als we het met elkaar eens zijn het gros van de bewoners akkoord gaat', verklaart Bokhove het belang van die afspraak.
CBR en SSHD komen nu maandelijks een keer per maand bij elkaar voor overleg. Bovendien nemen bewoners regelmatig deel aan werkgroepen van de SSHD. In de plangroep die de renovatie van de Calslaan Nieuw voorbereid zitten bijvoorbeeld vijf studenten. Hemstra is laaiend enthousiast over deze vorm van samenwerking. 'We hebben expres een architect genomen die bereid was naar ons te luisteren. Het is zo leuk om te zien hoe creatief studenten meedenken.'
Ook nieuw is dat per 1 mei een onafhankelijke klachtencommissie wordt geïnstalleerd. Deze commissie bestaat uit drie leden, waarvan er één door de CBR, één door de SSHD en één door CBR en SSHD gezamenlijk wordt voorgedragen. Huurders die klachten hebben en er met de SSHD niet uitkomen kunnen de klachtencommissie om een uitspraak vragen. Die is in principe niet bindend, maar Bokhove geeft aan dat de SSHD hiervan in de praktijk niet zal afwijken, tenzij daar zwaarwegende redenen voor zijn. Bijvoorbeeld als de uitspraak (indirect) tot het faillissement van de stichting zou leiden. 'Maar', zegt hij, 'we hebben al de wens uitgesproken de klachtencommissie alleen bij de borrel te ontmoeten'.
