Het wordt voor de industrie steeds moeilijker om snel en goedkoop goede producten te ontwikkelen. De klant stelt steeds strengere eisen, de levensduur van produkten wordt almaar korter, de technologie ingewikkelder, het aantal componenten groter, het productieproces complexer.
Veel bedrijven zijn daarom overgestapt op Concurrent Engineering, een systematische benadering van het productontwikkelings- en productieproces waarbij met alle externe en interne eisen tegelijkertijd rekening wordt gehouden. Door de processen zoveel mogelijk parallel en geïntegreerd te laten lopen worden de doorlooptijden korter en de kosten lager.
Er is nog een tweede ontwikkeling gaande. Steeds vaker maken industriële bedrijven hun produkten samen met andere bedrijven. Er worden tijdelijke strategische 'allianties' opgezet die het hele traject van idee, ontwerp, productie tot marketing op projectbasis aanpakken. Binnen de alliantie doet iedereen waar hij goed in is. Een voorbeeld zijn de consortia die zijn opgericht voor de ontwikkeling van nieuwe Europese vliegtuigen.
Deze werkwijze is een logisch uitvloeisel van de tendens dat bedrijven zich concentreren op hun core competence. Je kunt niet meer alle techniek in huis hebben. Soms is het niet lonend iets zelf te doen (zoals IC's maken). Als anderen het beter of goedkoper kunnen, kun je beter inkopen.
Kosten
De verwachting is dat tijdelijke allianties nieuwe produkten sneller op de markt kunnen brengen en tegen vijf tot tien procent lagere kosten. Voorwaarde is wel dat zo'n netwerk efficiënt functioneert. Het heeft weinig zin dat bedrijven parallel werken om de ontwikkeltijd te verkorten, terwijl hun netwerk nog steeds serieel opereert. De volgende stap is dus: concurrent engineering over de grenzen van de bedrijven heentillen.
Het concept van de 'virtuele organisatie', want zo worden deze tijdelijke allianties ook wel genoemd, is op dit moment nog toekomstmuziek. De praktische invulling is moeilijk, want er zijn nog geen managementmodellen voor ontwikkeld. Het is wereldwijd een nog onontgonnen terrein.
Vandaar het Europese onderzoeksproject dat met het fraaie acroniem FREE (Fast Reactive Extended Enterprise) is gedoopt, en dat expliciet is gericht op het ontwerp van een model voor de virtuele organisatie - inclusief de (menselijke) factoren die de prestaties van zo'n netwerk bepalen - en van managementgereedschappen om zo'n organisatie te optimaliseren.
Initiatiefnemer is Hollandse Signaalapparaten in Hengelo. Verder nemen o.a. Signaals Franse moedermaatschappij Thomson-CSF, de Duitse vliegtuigbouwer Dasa en het Nederlandse automatiseringsbedrijf Cap Gemini deel. De UT is de enige universitaire partner. De betrokken onderzoekers zijn coördinator dr. Nel Wognum (tevens coördinator van Concurrent Engineering Research Twente, ConcERT), dr.ir. Harry Boer (coördinator van het onderzoek in de vakgroep) en promovendi ir. Edward Faber en drs. Angélique van der Gun.
Prestatiemeting
De vakgroep is bij het project betrokken vanwege aanpalend onderzoek dat sinds 1994 onder de vlag van ConcERT gebeurt, zoals de ontwikkeling van een methode om concurrent engineering in te voeren. In dat kader is ervaring opgedaan met procesmodellering in complexe organisaties en samenwerkingsverbanden, 'capability assessment' en prestatiemeting.
'Zowel technische, organisatorische als menselijke problemen staan de virtuele organisatie in de weg', zegt Wognum. 'Bedrijven kunnen vaak al niet eens elektronisch documenten uitwisselen. Hoe vergader je op afstand? Hoe smeed je mensen uit verschillende landen en bedrijven tot een team? En hoe organiseer je de zaak zo dat alles efficint functioneert?'
Initiatiefnemer Signaal liep vaak tegen zulke vragen aan, aldus Wognum. Miscommunicatie komt veel voor. Het blijkt moeilijk voor verre partners om eenzelfde beeld van het gezamenlijke project te behouden. Of werkwijzen blijken te botsen, zoals Wognum wel heeft meegemaakt: 'Het ene bedrijf werkte top-down, het andere bottom-up. Gevolg was dat in het gezamenlijk project de een voortdurend op de ander zat te wachten.'
Het Twentse onderzoek concentreert zich op de relaties tussen de bedrijven in het netwerk. 'Net als persoonlijke relaties moeten die zich ontwikkelen. Wederzijds vertrouwen bouw je geleidelijk op', zegt Faber. Waarschijnlijk is de menselijke kant de lastigste factor om te modelleren. Maar, preciseert Wognum, 'we proberen de menselijke, organisatorische en technische aspecten wel zoveel mogelijk in samenhang te bekijken'.
Missers
Tijdelijke allianties zijn per definitie tricky. 'Er is altijd een spanningsveld tussen vertrouwen en opportunistisch gedrag', aldus Van der Gun. Hoewel een virtuele organisatie een bepaalde mate van vrijheid vereist, moet je sommige zaken goed vastleggen, vult Wognum aan. Hoe ga je bijvoorbeeld om met vertrouwelijke informatie? Wie is verantwoordelijk voor missers? Hoe ga je om met conflicten? Zulke zaken blijken van groot belang als concurrenten met elkaar in zee gaan (denk aan de moeizame allianties zoals die tussen Philips en Sony of KLM en Northwest Airlines).
Fabers promotieonderzoek is gericht op een 'algemene view', een inventarisatie van de factoren die de relaties tussen bedrijven bepalen. Faber bekijkt onder meer in hoeverre communicatiekanalen worden beïnvloed door de organisatiestructuur en eigen cultuur van de betrokken bedrijven.
Zijn collega Van der Gun houdt zich bezig met de criteria waaraan samenwerking tussen bedrijven binnen een virtuele organisatie moet voldoen. Daarnaast, en dat heeft voorlopig de meeste prioriteit, zal ze een 'prestatiemeter' voor virtuele organisaties trachten te ontwikkelen.
Binnenkort zullen nog twee extra aio's bij de vakgroep voor het ESPRIT-project aan de slag gaan. De een zal zich concentreren op het raakvlak van mens en technologie binnen de virtuele organisatie, de ander gaat de menselijke aspecten van het samenwerkingsproces nader bekijken.
Het aardige van het hele project vinden Faber en Van der Gun dat de 'traditionele spanning tussen theorie en praktijk' wordt opgeheven. Faber: 'De bedrijven hebben een stel praktische problemen die ze graag eens goed uitgezocht willen hebben. En voor ons heeft de samenwerking met de bedrijven het voordeel dat we direct midden in de praktijk starten.'
De Twentse onderzoekers krijgen toegang tot vertrouwelijk onderzoeksmateriaal. Voorwaarde is wel dat dit materiaal vertrouwelijk blijft. 'We zullen onze resultaten subtiel moeten generaliseren, zodat bedrijven niet met naamen toenaam in de dissertaties figureren', aldus Faber.
Dr. Nel Wognum, ir. Edward Faber en drs. Angélique van der Gun (van links naar rechts): 'De menselijke kant is het lastigst te modelleren.'
