Wat houdt deze organisatiewijziging in?
‘We gaan van een lijnorganisatie naar een zogeheten matrixorganisatie. Eigenlijk gooien we zo goed als alle overleggen eruit en vervangen deze door een nieuwe en efficiëntere overlegstructuur. Op inhoud verandert er niet veel aan wat we doen. We hebben nu een zestal programmalijnen gedefinieerd. Die zijn nauw gelinkt aan de doelstellingen van de universiteit, maar kunnen in de loop van de tijd veranderen. De verantwoordelijkheid voor de activiteiten in de programmalijnen verschuift als het ware van het managementteam daarnaartoe.’
Waarom was deze verandering noodzakelijk?
‘Allereerst gaat het puur om wendbaarheid. We weten hoe volatiel de wereld is en hoe verstrekkend de gevolgen van internationale ontwikkelingen en politieke beslissingen kunnen zijn. Daarnaast speelt de financiële situatie van de universiteit mee. Door natuurlijk verloop hebben we al meer dan tien fte minder. Met beperktere middelen willen we alsnog de organisatie zo optimaal mogelijk bedienen.’
Wat gaat die organisatie hiervan merken?
‘Het is niet dat we dingen niet meer gaan doen, we gaan ze anders doen. Er wordt heel hard gewerkt, daar bestaat bij mij geen twijfel over. Maar of al dat werk aansluit bij de UT-doelen, dat is de vraag. We moeten niet meer in output denken, maar in impact: we moeten zorgen dat we de juiste dingen doen. We kunnen niet harder werken, maar we kunnen wel slimmer werken.’
Concreet, wat kunnen faculteiten en andere diensten dus verwachten van Marketing & Communicatie?
‘De bevraging vanuit de organisatie is wat brokkelig. En soms worden we ook wel een beetje overvraagd. Als iets met de UT-doelstellingen te maken heeft, zeggen we nu ja. Zo niet, dan is het logisch dat het antwoord nee is. Daartussenin zijn nog twee smaken: ofwel helpen we om een partij om ze in staat te stellen iets zelf op te pakken, ofwel pakken we het samen op. Het kan dus betekenen dat we vaker nee-verkopen om ervoor te zorgen dat er meer ruimte en focus is voor de onderwerpen die er echt toe doen, maar dat is een cultuuromslag die we als universiteit door moeten maken: met elkaar keuzes durven maken.’
Een kritisch wandelgangengeluid dat weleens opgaat is dat M&C genoeg geld en mensen heeft om niet te hoeven kiezen. Hoe kijk je daarnaar?
‘Tja, we hebben als dienst al 20 tot 25 procent van ons budget ingeleverd. We moeten het dus al doen met minder middelen en minder mensen. Het is wel interessant als je het vergelijkt met andere universiteiten. Onlangs is er vanuit de dienst van een andere universiteit een benchmark uitgevoerd, waaruit blijkt dat we qua budget en bemensing de kleinste zijn. Als je dat dan vergelijkt met hoeveel werk er te verzetten is qua verbeteren van de naamsbekendheid van de UT en het imago van Enschede als studentenstad en hoe hard we eraan moeten trekken om onze instroom op peil te houden, dan kan ik alleen maar concluderen: we hebben de minste middelen, maar de grootste opgave.’
