Haperende toelevering thuiswerkapparatuur speelt UT parten

| Jelle Posthuma

Driehonderd UT-studenten kregen de laptop die ze bestelden via het Notebook Project door de coronacrisis niet op tijd geleverd. Ook de levertijd van allerlei thuiswerkapparatuur is drastisch opgelopen, merkt ICT-dienst LISA. ‘Er is vrijwel niets meer te krijgen.’

De coronacrisis veroorzaakte wereldwijd een run op hardware. Laptops, koptelefoons en ander thuiswerktoebehoren: de meeste apparaten zijn nauwelijks meer aan te slepen. Ook de UT kampt met toeleveringsproblemen, zegt Carmen Olde Scholtenhuis, hoofd ICT customer support. ‘Door corona werkt of studeert bijna iedereen thuis. Dat levert een enorme vraag op aan extra hardware. Niet alleen op de UT, maar wereldwijd.’

De stijgende vraag ging gepaard met het ineenstorten van de productieketen, legt Olde Scholtenhuis uit. ‘Pakweg 90 procent van de producten komt uit China. Daar lagen de fabrieken op het hoogtepunt van de coronacrisis stil. Daar komt nog bij dat het vliegverkeer ook sterk is gereduceerd. De hele hardware-productieketen, van grondstof tot transport, is vertraagd en compleet overvraagd.’

IJzeren voorraad

De gevolgen zijn goed te merken, stelt Olde Scholtenhuis. ‘Van ons standaard assortiment hardware proberen we een zo groot mogelijke voorraad in huis te hebben. Dit noemen we de ‘ijzeren voorraad’. Zo kunnen wij een laptop voor een nieuwe medewerker vrijwel altijd de volgende dag leveren. Maar dat was vóór de coronacrisis. Momenteel zijn we door onze ‘ijzeren voorraad’ heen.

Het Notebook Project, waarmee studenten voor het begin van het nieuwe collegejaar via de UT tegen gereduceerd tarief een goede laptop kunnen aanschaffen, liep deels vertraging op. Driehonderd laptops werden niet op tijd geleverd. ‘Uiteindelijk was er één week vertraging’, vertelt Olde Scholtenhuis.

‘Je merkt aan alles dat ICT de backbone van organisaties is geworden’

Vanuit de studenten was er vooral begrip, weet Olde Scholtenhuis. ‘Maar voor het onderwijs was het hier en daar natuurlijk erg vervelend, omdat sommige studenten nog niet op een door hen gewenste laptop konden werken. Ook voor nieuwe medewerkers is het erg vervelend. Zij hebben een nieuwe laptop nodig om thuis te werken. Mensen vinden het vaak niet erg om iets langer te wachten, zolang ze maar weten wanneer ze hun spullen wél krijgen. Maar ook dat weten we nu niet precies. Voor sommige apparaten geldt: nu besteld, op z’n vroegst geleverd in november.’

Aanbesteding

Regelmatig krijgt Olde Scholtenhuis de vraag waarom de UT haar laptops niet gewoon bij de MediaMarkt bestelt. Daar liggen er toch genoeg? ‘Maar wij zijn gebonden aan aanbestedingen. Er zijn contracten met commerciële partners en daar stokt het. Onze partners zitten zonder uitzondering in een overmachtsituatie: ook voor hen zijn de spullen niet aan te slepen. Bovendien willen we als LISA een zekere prijs-kwaliteit borgen, zodat wij goede ICT-ondersteuning op de apparatuur kunnen bieden.’

Ondertussen is het aantal mailtjes en telefoontjes met vragen aan LISA in coronatijd ‘letterlijk verdubbeld’. ‘De werkdruk is torenhoog. Dat is een uitdagende situatie. Er is veel begrip maar soms krijgen mijn collega’s te maken met korte lontjes aan de andere kant van de lijn of in de mailbox. Gelukkig werken er bij LISA mensen die de schouders eronder zetten. Dat is ook nodig: je merkt aan alles dat ICT de backbone van organisaties is geworden. Door de coronacrisis wordt dat alleen nog maar duidelijker.’

Olde Scholtenhuis benadrukt dat het gebrek aan hardware niet alleen een UT-probleem is. ‘De situatie speelt overal. Ik overleg regelmatig met andere universiteiten en zij kampen met hetzelfde probleem. Ik verwacht dat deze situatie zeker nog tot het eerste kwartaal van 2021 aanhoudt.’