Bellen en samenwerken via Microsoft Teams

| Rense Kuipers

Alle UT-medewerkers gaan voor de zomer over op Microsoft Teams. Dit systeem biedt zowel digitaal bellen als een digitale samenwerkingsomgeving en vervangt het huidige Skype for Business.

Een video-meeting via Teams.

‘We konden doorgaan met de volgende versie van Skype for Business, maar Microsoft is van plan om van dit systeem af te stappen’, legt Henk Swaters, afdelingshoofd Demand & Supply Management bij LISA, uit.

Opvolger Teams biedt meer mogelijkheden, zoals chatten en een teamomgeving voor gezamenlijke projecten. ‘Microsoft ontwikkelde Teams om het samenwerken en vergaderen van de toekomst te faciliteren’, zegt Carmen Olde Scholtenhuis, afdelingshoofd Customer Support. ‘Het idee is dat mensen via dit platform communiceren als vervanger van e-mail en in plaats van reply op reply op reply.’

Nog niet bellen

De software is er en het is al mogelijk om de samenwerkingsfuncties te gebruiken. ‘Er zijn UT-breed zo’n vierhonderd teamsites’, zegt Swaters. ‘In ECIU-verband, dus in de communicatie met andere instellingen, zien we bijvoorbeeld dat mensen nu al goed gebruikmaken van de software.’

Bellen is nog niet mogelijk. ‘Maar op de achtergrond werken we de komende maanden samen met Microsoft om de telefonie over te zetten naar een cloudomgeving. Tegen de zomer moet iedereen kunnen bellen via Teams.’

Omarmen

Parallel daaraan begint LISA met de zogeheten user adoption. ‘Om deze nieuwe manier van werken zo goed mogelijk te ondersteunen’, zegt Olde Scholtenhuis. ‘Het is belangrijk om te weten hoe mensen nu werken en hoe ze de nieuwe software in hun werkzaamheden kunnen integreren. Vooral voor secretariaten is het belangrijk dat zaken als agendamanagement en bellen zo vlekkeloos mogelijk overgaan.’

Swaters en Olde Scholtenhuis benadrukken dat het niet noodzakelijk is om van alle opties gebruik te maken. ‘Als je Teams alleen wilt gebruiken om te bellen, is dat ook prima’, zegt Swaters. Olde Scholtenhuis vult aan: ‘Maar het biedt opties om gerichter te communiceren en misschien zelfs het aantal e-mails drastisch te verminderen. In hoeverre mensen de software omarmen, is altijd even afwachten. Voor ons is het belangrijk dat dit voor de organisatie wat oplevert.’

Digitaal telefonie is er al zo’n zes jaar op de UT. Eerst maakte de oude telefooncentrale plaats voor bellen via Microsoft Lync. Dit werd later Skype for Business.