Martin Akkerman, die zijn opleiding genoot aan Nyenrode, werd bijna twee jaar geleden aangesteld als hoofd van de afdeling inkoop, dat ressorteert onder het facilitair bedrijf van de UT. Daarvoor werkte hij onder meer dertien jaar als inkoper bij Achmea en kreeg hij met allerlei fusies en overnames te maken. `Dat was voor mij een essentiële leerschool in management en organisatiekunde. Ik heb me daar kunnen bekwamen in het leggen van bruggen, in het smeden van samenwerkingsprocessen, in het overwinnen van weerstanden. Daar ontbreekt het hier aan, aan de wil tot samenwerking op allerlei gebied. Beheerseenheden zijn doorgeschoten in selfsupporting, men schaft apparatuur en andere spullen aan zonder dat de urgentie ervan keihard is aangetoond. Men koopt maar raak, het declaratiegedrag is buitensporig. Er is geen sprake van een goed georganiseerd inkoopbeleid. Het is een informatiechaos waarin veel te veel schotels in de lucht worden gehouden.'
De UT bestelt jaarlijks ongeveer honderd miljoen aan goederen en diensten bij externe leveranciers. Daar moet het mes in, zegt Akkerman. 'De totale spend moet omlaag. Het moet geen enkel probleem zijn om zes tot zeven miljoen te bezuinigen.' Om een voorbeeld te geven: op dit moment besteedt de UT haar drukwerk uit aan maar liefst 36 externe bedrijven, er zijn meer dan 500 verschillende soorten printer in gebruik. `Dat moet anders. Die veranderingen zullen pijn doen en allerlei weerstand geven. Maar we kunnen met z'n allen veel geld besparen door scherpere en langlopende deals te sluiten met minder leveranciers, door de condities bij te stellen, door de opslag van data goed te regelen, door de administratieve processen te vereenvoudigen en vooral door binnen de UT goed met elkaar samen te werken. Mijn eigen afdeling zal ik verder professionaliseren met het oog op de toekomst.'
Al met al levert nieuw beleid dit jaar al een besparing op van 8 ton en 1,4 miljoen in volgende jaren, oplopend tot zes tot zeven miljoen. `Maar dat kan alleen als men uit zijn veilige bunkertje komt en zich steeds de vraag stelt: waar ben ik mee bezig en wat is mijn betekenis voor deze instelling.'
Quick wins zijn op diverse fronten nu al te realiseren. Grote posten voor 2010 en 2011 zijn onder andere `dienstreizen' (beoogde besparing 150.000 euro), beveiliging (40.000), afval (35.000), `drukwerk' (95.000), `uitzendburo's' (105.000), kantoorartikelen (250.000), pc's en monitoren (205.000), telefonie (45.000) en `storage'(85.000).
Akkerman erkent dat hij niet verwacht dat de UT een snelle omslag kan maken. `Daar is de cultuur niet naar. Het gevoel voor urgentie is er niet echt. De UT is een verwende instelling waar zowat alles mogelijk is. Een eilandenrijk, waarin ambitie en realiteit ver uit elkaar liggen. Het egocentrisch gehalte is hier en daar hoog, het samenwerkend vermogen van een bedenkelijk laag niveau. Dat blokkeert echte veranderingen.'
Het hoofd inkoop is heel stellig in zijn waarneming. `Ik kom in alle lagen van deze organisatie, zie veel. Er heerst een soort eigengereidheid en arrogantie die deels te verklaren is door de kennis die men bezit. Zo van: wat ik weet geeft mij positie. Dat spel beheerst men perfect. Er wordt veel geklaagd en naar anderen gewezen, er is een hang naar zekerheid. Maar dat aspect wordt nooit benoemd. Er is daarbij sprake van een onprofessionele bureaucratie. De UT een ondernemende universiteit? Nou, ik zou zeggen van niet.'
`Neem de huisstijl, een geldverslindend project, dat is bedoeld om een stuk vernieuwing te realiseren. Een middel dus. Maar het is een doel op zichzelf geworden. De echte waarde, zo die er is, komt niet uit de verf. Het project is in feite faliekant door deze gemeenschap afgeschoten, maar het gaat maar door. Dat hebben we met z'n allen laten gebeuren en dat noem ik het prototype van onmacht.'
Akkerman verwacht van het CvB een meer stuwende rol dan nu het geval is. `Men mag wel wat meer inspiratie uitstralen. Leiderschap komt niet vanzelf, dat moet je verdienen. Empatisch, hard, eerlijk, inspirerend. Er mag nog wel een tandje bij. Ik weet dat dit een lastige organisatie is, waarin bijvoorbeeld het college, de dienstdirecteuren en decanen niet optimaal samenwerken. Het CvB moet zijn verantwoordelijkheid nemen en de core values goed neerzetten. En dan heb ik het over vertrouwen, samenwerken en kwetsbaarheid.'
 |
| Martin Akkerman. (Foto: UT-Nieuws) |
