`Het inkooplandschap binnen de UT zal drastisch veranderen', voorspelt hoofd inkoop Martin Akkerman. Dat is volgens hem `absoluut noodzakelijk', omdat het kostenniveau binnen de UT de laatste jaren `gierend uit de bocht is gevlogen'. Het inkoopvolume, vertelt hij, is in korte tijd gestegen van zeventig miljoen in 2007 tot honderd miljoen in 2009. `Het uitgavenpatroon moet met zes tot zeven procent terug. Dat is zes tot zeven miljoen euro. Dat gaan we zeker halen. Sterker nog, dit is nog maar het begin.'
Akkerman acht het hoog tijd om te handelen en substantiële besparingen te realiseren. Lopende contracten moeten tegen het licht worden gehouden en beter gemanaged, nieuwe contracten moeten slimmer aangepakt worden en meer geld opleveren; er gaan strakkere inkoopspelregels gelden. Dat betekent niet alleen dat de inkoopafdeling een verdere professionalisering dient te ondergaan om toegerust te zijn op die veranderingen (nieuw beleid, processen en systemen), maar ook dat de gehele UT-organisatie uiteindelijk de zogenaamde e-procurement systematiek gaat gebruiken. Bestellen via internet bij vooraf geselecteerde leveranciers en volgens bepaalde spelregels.
`De opdracht tot aanschaf van een bestelling wordt nu nog vaak digitaal gedaan bij inkoop. Direct bestellen bij de leveranciers met wie de UT een contract heeft gesloten na een selectieprocedure is efficiënter, kostenbesparend en sneller,' zo heet het in een interne notitie. Een speciale werkgroep stelt een programma van wensen en eisen op waaraan een e-procurement omgeving moet voldoen, gekoppeld aan Oracle, het financiële systeem van de UT.
Wat er verandert voor de UT-organisatie is dat alle leidinggevenden, van hoogleraren en concerndirecteuren tot budgethouders van kleinere eenheden, pas bestellingen kunnen plaatsen als ze gedetailleerd de zogenaamde wat-vraag op papier hebben gezet en -volgens Akkerman- afstappen van de luxe insteek om materialen of diensten aan te schaffen zonder dat de noodzaak is aangetoond, laat staan dat in detail is omschreven aan welke condities die producten moeten voldoen. `Er moet lijn komen in het hele inkoopproces van de UT. Dat hier en daar binnen de UT goede relaties zijn opgebouwd met leveranciers hoeft niet te betekenen dat je daar jaren aan vast hoeft te zitten. Vaak kan het veel goedkoper.'
Er is in een paar jaar tijd een wat Akkerman noemt `totale wildgroei' ontstaan van maar liefst 6800 toeleveranciers in 2009 tegen 4600 in 2007. `Het aantal jaarlijkse facturen gaat richting de vijftigduizend. Dat moet anders. Onze plannen zijn erop gericht het aantal leveranciers fors terug te brengen, tot maximaal 1800.'
