Besliskundige Luitzen de Boer, die vorige week promoveerde, vroeg zich vier jaar geleden af, hoe het beter kon. Daarbij had hij om te beginnen traditie en imago van zijn jonge wetenschap niet mee. De Boer: 'De besliskunde ontstond rond de tweede wereldoorlog, met als belangrijkste thema logistiek en voorraadbeheer van de verschillende legers. Dat was, en is nog steeds, een vooral cijfermatige aangelegenheid. Ook andere takken van de moderne besliskunde werken veel met getallen, bijvoorbeeld in modellen om een keuze te maken tussen een aantal geselecteerde leveranciers.' Maar op dat punt is een aantal essentiële stappen al genomen, en De Boer besloot zich voor een belangrijk deel op de voorgaande fasen te concentreren: 'Ook voor het eerste deel van het traject heeft de besliskunde al een aantal instrumenten, en ik wilde bekijken welke meerwaarde die in de praktijk kunnen hebben.'
Om te beginnen onderscheidde hij een aantal typen inkoopproblemen. De Boer: 'Het maakt bijvoorbeeld nogal wat uit of je het over een eenmalige, danwel een routinematige aanschaf hebt. Vooral bij het eerste type moet er eerst goed nagedacht worden over de vraag, waarom het betreffende apparaat eigenlijk aangeschaft moet worden, en wat de alternatieven zijn. Over dit type beslissing bleek ook nog weinig bekend te zijn, dus daar heb ik een deel van het onderzoek op geconcentreerd.'
Telefooncentrale
Daarbij toetste De Boer zijn inzichten aan een aantal praktijkgevallen, waaronder de aanschaf van een nieuwe telefooncentrale door de UT een aantal jaren terug. Samen met het hoofd van het facilitair bedrijf, Ben Olde Agterhuis, doorliep hij het hele proces nog eens, maar nu gebruik makend van een aantal besliskundige technieken. De Boer: 'Om te beginnen zijn we, met behulp van een soortbrainstormtechniek, terug gegaan naar de definitie van het probleem. Welke problemen waren er met de bestaande centrale, en hoe konden die worden opgelost. Dan praat je bijvoorbeeld over de administratie van de gesprekken en de behoefte aan nieuwe (internet) diensten, zoals het telefonisch vergaderen. In een aantal gevallen bleken er inderdaad alternatieve oplossingen voorhanden. Die problemen en hun oplossingen geef je vervolgens grafisch weer, ongeveer zoals je een groep wiskundige verzamelingen met behulp van cirkels kunt tekenen. Zo wordt een en ander helder en schematisch voorgesteld, en kun je er bijvoorbeeld in groepen veel beter over vergaderen. Dan blijkt in dit voorbeeld of de aanschaf van een nieuwe centrale inderdaad wel de juiste oplossing voor alle problemen is. Vervolgens bepaalden we aan de hand van het voorgaande de criteria, waaraan mogelijke leveranciers moesten voldoen. Technische criteria maar ook eisen als betrouwbaarheid en leveringssnelheid. Daar kwam een langer lijstje uit dan het bij de echte beslissing gehanteerd lijstje van negen eisen. Tenslotte hebben we de oorspronkelijke lijst met offertes nog eens geordend. Daarbij heb ik Olde Agterhuis de vier offertes en firma's nog eens paarsgewijs laten vergelijken op alle criteria.' Uiteindelijk bleek 'firma no. een' dezelfde als de echte leverancier. Maar nummer twee en drie hadden van plaats gewisseld.'
Meerwaarde
De echte meerwaarde van dit proces zit hem volgens De Boer niet zozeer in de uiteindelijke uitkomst van de beslissing, maar in het expliciet maken van het hele proces: 'We kwamen stappen en beslissingen tegen die bij de echte aankoop van de centrale in feite impliciet gemaakt waren. Met deze technieken kan er makkelijker en gerichter over gepraat worden. Verder kun je bij de uiteindelijke leveranciersselectie met de gehanteerde techniek in een 'gevoeligheidsanalyse' de omslagpunten bepalen, analyseren hoe stabiel de oorspronkelijke uitkomst is als je de criteria een beetje verandert.'
Volgens De Boer is het daarbij goed mogelijk om subjectieve, emotionele criteria mee te nemen bij de besluitvorming: 'Neem nu bijvoorbeeld de betrouwbaarheid van de medewerkers van de leveranciers, of de vormgeving van de telefoontoestellen. Dat zijn zaken die je, zeker bij zo'n eenmalige beslissing, moeilijk kunt objectiveren en kwantificeren. Maar je kunt ze wel degelijk op goede gronden belangrijk vinden. Door middel van die paarsgewijze vergelijking kun je je voorkeuren expliciet, en daarmee bespreekbaar maken. En omgekeerd zijn cijfers natuurlijk niet automatisch objectief. Het gaat bij besluitvormingsprocessen eerder om de wereld achter die cijfers.'
De Boer's boodschap voor zowel de professionele inkoper, de overheid die een Betuwelijn aan wil leggen, als de particulier dieworstelt met de aankoop van een magnetron is duidelijk. Bedenk eerst eens, waar je dat ding nu eigenlijk precies voor nodig hebt. De professionele inkopers kunnen vervolgens ook nog eens hun voordeel doen met het gebruik van een besliskundig model.
De Boer, L. (1998) Operations Research in support of purchasing. A design of a toolbox for supplier selection. University of Twente. ISBN: 90-36511623
