De berg aan digitale bestanden groeit exponentieel. Toch archiveren universiteiten die bestanden maar hap-snap of zelfs illegaal. Dat komt door allerlei technische en juridische `hobbels'.
Zoals de bladzijden van een slecht bewaard boek in je handen uiteen vallen, zo dreigen ook de digitale bestanden van veel universiteiten verloren te gaan. Dat blijkt uit onderzoek van drs. P. Mostert van de Rijksuniversiteit Leiden. Hij bekeek voor het iWI (innovatie wetenschappelijke Informatievoorziening) hoe universiteiten hun digitale archief beheren. Mostert is erg geschrokken: 'Ze hebben er nauwelijks aandacht voor', zegt hij.
Digitale bestanden van universiteiten zijn er in vele soorten en maten. Van rapporten met een papieren pendant, tot uitsluitend digitaal bewaarde onderzoeksbronnen, meetreeksen en e-mailtjes tussen wetenschappers. Een deel daarvan behoort tot het academisch erfgoed, dat de universiteit zal moeten archiveren. Maar, adviseert Mostert in zijn rapport, dan moet eerst de knoop worden doorgehakt wie die archieven opzet en beheert: faculteiten, universiteiten of landelijke instanties.
Problemen
Een goed digitaal archiefbeleid moet afrekenen met een aantal technische problemen. Zo is de veronderstelling dat moderne informatiedragers als tapes, diskettes, harde schijven en cd-roms het eeuwige leven hebben, al lang achterhaald. Zelfs de cd-rom heeft maar een levensduur van dertig tot vijftig jaar.
En dan zijn er nog de vele vernieuwingen in hardware en software-pakketten. Die volgen elkaar zo snel op, dat het zeer de vraag is of de huidige bestanden over vijftig jaar nog toegankelijk zijn. Wie nu nog met 5.25" floppy's werkt kan al bijna nergens meer terecht. Amper tien jaar geleden gebruikte iedereen deze floppy's.
Op een symposium in de Koninklijke Bibliotheek werd eerder deze maand geopperd dat er maar een museum moet komen. Dat zou alle verouderde hard- en software moeten beheren. Ouderwetse floppy's kunnen dan op ouderwetse pc's worden gelezen. De data blijven dus leesbaar, maar het probleem van de slijtage van de dragers blijft bestaan. Volgens de meeste deskundigen kun je bestanden daarom beter voortdurend converteren naar nieuwe computersystemen en software-pakketten. Maar dat heeft weer als nadeel dat de authenticiteit - de oorspronkelijke opmaak bijvoorbeeld - verloren gaat.
Hindernissen
Op het symposium kwamen ook allerlei juridische hindernissen aan de orde. Volgens de wet mag je documenten alleen kopiëren als de eigenaar van de tekst daarmee instemt of een licentie verleent voor het ongevraagd kopi%ren. Maar uit de praktijk blijkt dat veel uitgeverijen met hun auteurs ruziën over de vraag wie zich nu eigenaar van de tekst mag noemen.
Tot dusver kopiëren universiteitsbibliotheken belangrijke bestanden zonder toestemming van de eigenaar. Feitelijk handelen zij daardoor illegaal. Maar VVD-Kamerlid Voûte-Droste vindt dat niet zo'n vreselijk vergrijp, omdat universiteiten het algemeen belang dienen. En dus, pleit ze, moeten de regels van de ingewikkelde Europese auteurswetgeving voor de UB's maar
worden versoepeld.
