Over anderhalf jaar, per 1 januari 2004, moet de dienst van FEZ-directeur Hilco Klomp op de nieuwe leest zijn geschoeid. Een reductie van 25 volledige arbeidsplaatsen draagt de financiële functie bij aan de UT-brede bezuinigingsronde van minimaal 16 miljoen euro.
Eerst nog maar weer even de hamvraag: hoe hebben de financiën van de UT zo gierend uit de hand kunnen lopen dat deze draconische bezuinigingen - hoofdzakelijk om de gebouwen overeind te houden - nodig zijn?
'Ik wil niet gaan zwartepieten, maar de oorzaak ligt toch in het bestuurlijke circuit. Je kunt eenvoudig constateren dat men aanvankelijk uitging van een bedrag van 250 miljoen gulden voor het vastgoed, terwijl we nu op 400 miljoen uitkomen. Bij het toenmalige college, had men een werkelijkheidsbeeld van het vastgoed, waarvan nadien gebleken is dat het niet klopte. Daar komt bij dat de bouwprijzen in de loop der jaren veel sneller zijn gestegen dan de inflatie. Maar de basis van het probleem ligt natuurlijk in het feit dat we in 1995 van het ministerie veel te weinig geld hebben meegekregen toen we de gebouwen in eigendom kregen. De universiteiten hebben een grote fout gemaakt door na verloop van tijd tegen het ministerie te zeggen 'dat accepteren we dan maar.' Dat hadden ze nooit moeten doen.'
Als iedereen wist dat de zak met geld van het ministerie in '95 niet groot genoeg was, had er dan niet direct jaarlijks meer geld gereserveerd moeten worden om de ellende van nu te voorkomen?
'Van het ministerie krijgen we een hoeveelheid geld waar we het mee moeten doen. In de jaarlijkse exploitatie mag je geen reserveringen doen omdat je over een jaar of vier iets wilt gaan bouwen. Dat is tegen de ministeriële begrotingsregels. Als dat zou mogen dan ken ik er nog wel een paar.'
Nu de actualiteit: wat is de filosofie achter de 'Digitalisering van de Financiële Functie' en de besparing van 25 fte's?
'Het is niet alleen digitalisering. Je kunt efficiënter werken door zo veel mogelijk processen te standaardiseren, waaraan iedereen zich dan ook te houden heeft. Daarnaast willen we toe naar een volledige digitalisering van de gegevensstromen tussen de decentrale eenheden en het centrale accounting house dat de bulkadministratie van de huidige decentrale clusters overneemt. De mensen die je op decentraal niveau overhoudt uit de huidige clusters, zitten op wat zwaardere functies en zijn op financieel gebied als het ware de rechterhand van de decaan.
'Bij dat alles hoort ook een nieuwe manier van werken en een herontwerp van het business process. Kijk, we behandelen nu jaarlijks een stroom interne facturen ter waarde van 70 miljoen euro: een belangrijk deel daarvan kan digitaal. En twaalf maandelijkse facturen kun je natuurlijk best samenvoegen tot één factuur per jaar. Dan heb je misschien iets minder controlemogelijkheden, maar de vraag is of dat erg is en of het risico dat je loopt niet veel kleiner is dan de besparing die het oplevert.'
Verdwijnen die 25 arbeidsplaatsen via natuurlijk verloop?
'Over anderhalf jaar moet het proces zijn afgerond. Er zullen natuurlijk mensen zijn die dat niet afwachten en zelf iets anders zoeken. Vervolgens moeten we kijken hoe we op basis van het sociaal plan omgaan met de mensen die dat aangaat.'
In de universiteitsraad maakt men zich zorgen over de haalbaarheid van de hele digitalisering.
'We hebben enige tijd geleden een pilot in gang gezet, waarmee we een aardig eind gevorderd waren. Maar dat hebben we laten liggen toen het CvB aan de gang ging met Hartslag. Je weet natuurlijk nooit wat je onderweg tegenkomt, maar ik de haalbaarheid heb ik alle vertouwen.'
